بررسی پیشرفت پروژه بر اساس ارزش وزنی
ساعت ۱٠:٤٦ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٠/۳/٩ : توسط : اکبر دریادل

بررسی پیشرفت پروژه ها بر اساس ارزش وزنی

یکی از مشکلات در بررسی میزان پیشرفت پروژه‌ها، معضل تهیه و تدوین گزارش‌های مناسب است. گزارش‌هایی که بتوانند اطلاعات مناسبی در خصوص وضعیت پروژه را به صورت موثری در اختیار قرار دهند. در این مقاله سعی می‌شود دسته‌ای از این گزارش‌ها که بر اساس متد ارزش بدست آمده قابل تهیه هستند معرفی و بررسی شوند. این روش‌ها بخصوص کمک می‌کنند تا روند پیشرفت پروژه در طول زمان مورد بررسی قرار گیرند و چگونگی استفاده از نمودارهایی نظیر نمودار S برای اینکار بررسی می‌شود.

برای توسعه استفاده عملی از این روش‌ها چگونگی استفاده از آنها در نرم‌افزار Microsoft Project توضیح داده می‌شود.

متد ارزش بدست آمده (Earned Value)

متد ارزش بدست‌آمده روشی برای اندازه‌گیری و ارزیابی پیشرفت واقعی پروژه بر اساس کار انجام شده، زمان سپری شده و هزینه‌ها است. این روش کمک می‌کند که تا با مقایسه برنامه اولیه و پیشرفت واقعی میزان بهره‌وری پروژه مورد ارزیابی قرار گیرد.

با تهیه تصویری گویا از وضعیت پروژه و محاسبه‌ی مقداری ارزش بدست‌آمده، می‌توان برنامه اولیه را با وضعیت واقعی انجام امور مقایسه کرد و به ارزیابی روشن‌تری از روند پیشرفت پروژه دست‌یافت.

متد ارزش بدست‌آمده بر اساس محاسبه و بررسی پارامترهای زیر شکل می‌گیرد:

هزینه اولیه (بودجه‌ی) کار برنامه‌ریزی شده (BCWS) : عبارتست از بودجه‌ی تمامی فعالیت‌هایی که مطابق برنامه تا تاریخ بررسی بایستی صرف می‌شده است.

هزینه برنامه‌ای کار انجام شده (BCWP) عبارتست از: هزینه با معیار برنامه اولیه برای کار واقعی انجام شده .

هزینه واقعی کار انجام شده (ACWP) عبارتست از: هزینه واقعی پرداخت شده برای کار انجام شده.

مفاهیم اولیه روش ارزش بدست‌آمده با ترسیم نمودار S بخوبی روشن می‌شوند. با مقایسه پارامترهای فوق در نمودار S به نحو موثری می‌توان روند پیشرفت پروژه را بررسی کرد:

BCWS معیار بررسی برنامه اولیه است. این پارامتر بیانگر برنامه‌ریزی اولیه برای رسیدن به اهداف پروژه در چارچوب زمان‌بندی آن است. ترسیم منحنی BCWS بر اساس زمان، برنامه اولیه را برای انجام پروژه نشان می‌دهد.

BCWP معیار پیشرفت واقعی پروژه است. این پارامتر با اندازه‌گیری پیشرفت واقعی و محاسبه هزینه بر اساس برآوردهای برنامه محاسبه می‌شود:

BCWP = Percent Complete x Baseline (Budgeted) Cost

 

منحنی BCWP به این ترتیب روند پیشرفت واقعی کار را نشان می‌دهد. مقایسه BCWP با BCWS در واقع مقایسه پیشرفت واقعی با برنامه خواهد بود.

 

ACWP بر خلاف BCWP بر اساس هزینه‌های واقعی محاسبه می‌شود. ACWP در واقع هزینه واقعی (پرداخت شده) فعالیت‌ها می‌باشد. مقایسه ACWP و BCWP میزان بهره‌وری را نشان می‌دهد، اینکه بهای پرداخت شده برای انجام کارها در مقایسه با برنامه‌ریزی اولیه چقدر بهره‌وری داشته است.

با یک مثال ساده این پارامترها بررسی می‌شود. فرض کنید بودجه برنامه‌ریزی شده برای انجام یک پروژه 100 واحد باشد. در تاریخ خاصی که پروژه بررسی می‌شود (تاریخ وضعیت) مطابق برنامه، پروژه می‌بایستی 25% پیشرفت می‌داشته است، اما در عمل پیشرفت واقعی 15% است. از طرف دیگر هزینه انجام شده 22 واحد می‌باشد. در این مثال محاسبه پارامترهای ارزش بدست‌آمده به شکل زیر می‌باشد:

BCWS = Scheduled %Complete * Baseline Cost = 25% * 100 = 25

BCWP = Actual %Complete * Baseline Cost = 15% * 100 = 15

ACWP = 22

مقایسه BCWS و BCWP میزان انحراف از برنامه از نظر زمان‌بندی را روشن می‌کند:

SV (Schedule Variance) = BCWP – BCWS = 15 - 25 = -10

مقایسه ACWP و BCWP میزان انحراف از برنامه را از نظر مالی مشخص می‌کند:

CV (Cost Variance) = BCWP – ACWP = 15 – 22 = -7

به این ترتیب پروژه از نظر زمانی 10 واحد و از نظر هزینه 7 واحد عقب است.

نسبت BCWP به BCWS اندیس راندمان زمان‌بندی را نشان می‌دهد. مقدار کوچکتر از یک برای این پارامتر نشان میزان عقب‌ماندگی زمانی پروژه است:

SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/BCWS = 15/25 = 0.6

نسبت BCWP به ACWP راندمان هزینه را مشخص می‌کند. مقدار کوچکتر از 1 نشان‌دهنده این واقعیت است که بودجه پروژه بازدهی لازم (مطابق برنامه) را ندارد.

CPI (Cost Performance Index) = BCWP/ACWP = 15 / 22 = 0.68

 

 

پیشرفت و تعابیر مختلف آن

اگرچه به نظر می‌رسد پیشرفت یک پروژه از بدیهیات می‌باشد برای شروع به کار ابتدا لازم است تعبیر و تعریف روشنی از پیشرفت پروژه‌ها بدست آورد، چرا که بر اساس تعابیر و اهداف مختلف میزان پیشرفت پروژه تعریف متفاوتی می‌یابد.

هر پروژه‌ای برای تولید محصولات مشخصی تعریف می‌شود. برای تولید این محصولات‌کاری لازم است زمان مشخصی صرف شود و منابعی بکار برده شوند که مستلزم انجام هزینه هستند. در بررسی میزان پیشرفت پروژه ممکن است هریک از این موارد مد نظر قرار گیرد.

مقدار محصولات تولید شده

در این مورد مقدار محصولات تولید شده مشخص می‌شوند و میزان پیشرفت به صورت نسبت محصولات تولید شده به کل محاسبه می‌شود. برای مثال اگر پروژه رنگ آمیزی دیوار باشد نسبت مساحت رنگ‌شده به کل مساحت میزان پیشرفت را مشخص می‌کند.

مقدار زمان صرف شده

در این روش مقدار زمان صرف شده به کل زمان معیار محاسبه قرار داده می‌شود.

مقدار هزینه انجام شده

این روش بر اساس محاسبه‌ی هزینه‌های انجام شده به کل هزینه پیشرفت پروژه را محاسبه می‌کند.

 

به این ترتیب سه تعریف مختلف از پیشرفت پروژه به شکل زیر ارائه می‌شود:

پیشرفت فیزیکی: مقدار محصولات تولید شده به کل محصولات.

پیشرفت ریالی: مقدار هزینه انجام شده به کل هزینه.

پیشرفت زمانی: مقدار زمان صرف شده به کل زمان.

اگرچه بعضا سعی می‌شود یکی از این تعاریف بر دیگری برتری داده شود ولی روشن است هریک از تعریف‌های فوق، بسته به منظور و نقطه نظرهای متفاوت می‌تواند درست باشد. برای مثال از نقطه نظر کارفرمای یک پروژه ممکن است پیشرفت فیزیکی مهم باشد چرا که میزان محصولات واقعی پروژه را نشان می‌دهد. در حالیکه مدیر پروژه ممکن است علاقه‌مند به زمان باقیمانده باشد. و از نقطه نظر مدیریت مالی ممکن است هزینه‌های انجام شده اهمیت پیدا کند.

در خصوص پیشرفت‌های زمانی و فیزیکی لازمست توجه شود که معمولا این دو میزان مختلف پیشرفت در غالب فعالیت‌های کلی و پروژه‌ها مطرح می‌شود، و معمولا در رابطه با یک فعالیت ریز این دو پیشرفت یکسان در نظر گرفته شده و غالبا پیشرفت فیزیکی مد نظر قرار می‌گیرد. اهمیت محاسبه پیشرفت فیزیکی در فعالیت‌های کلی و پروژه‌ها آنست که در حالیکه برای یک فعالیت ریز ممکن است مقدار محصول تولید شده را مستقیما اندازه گرفت،‌ در یک فعالیت کلی‌تر از آنجاییکه ممکن است محصولات مختلفی در آن تولید شوند، چگونگی یکسان سازی واحد این محصولات برای انجام محاسبات باعث بروز اشکال در محاسبه پیشرفت فیزیکی می‌شود. مفهوم درصدهای وزنی در واقع برای رفع این مشکل بوجود می‌آید، که بر اساس آن می‌توان پیشرفت فعالیت‌های مختلف را با هم جمع کرده پیشرفت پروژه را محاسبه کرد.

نکته‌ای که به ابهام‌های موجود در این زمینه دامن می‌زند آنست که ظاهرا در نرم‌افزارهای کنترل پروژه نظیر مایکروسافت پراجکت این تعریف‌ها به صورت مشخصی در نظر گرفته نشده‌اند و لابد این بدان معناست که شاید این تعابیر درست نباشند.

در این مطلب سعی می‌شود چگونگی مشخص کردن مقادیر مختلف پیشرفت در نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت معرفی شود.

 

 

چگونگی محاسبه‌ی پیشرفت پروژه در مایکروسافت پراجکت

فیلد درصد پیشرفت (%Complete) در مایکروسافت پراجکت بر اساس تعابیر زمانی محاسبه می‌شود. از این نقطه نظر درصد پیشرفت یک فعالیت عبارتست از مقدار زمان صرف شده به کل زمان. فعالیت هنگامی به پایان می‌رسد که مدت مشخص در نظر گرفته شده برای آن به پایان برسد.

مدت زمان (Duration) برای یک فعالیت زمان کاری بین تاریخ شروع و پایان آن می‌باشد. با وارد کردن هر یک از مقادیر درصد پیشرفت، یا زمان واقعی صرف شده (Actual Duration) مایکروسافت پراجکت مقدار دیگر را به روشی محاسبه می‌کند که همواره رابطه:

%Complete = Act. Duration / Duration

صادق باشد.

 

درصد پیشرفت برای فعالیت‌های خلاصه (Summary) به روش زیر محاسبه می‌شود:

%Complete (Summary) = Sum of Act. Durations / Sum of Durations

مثال: اگر پروژه‌ای با دو فعالیت به شکل زیر تعریف شود:

 

Name

Duration

Start

Finish

%Complete

Project 1

8

1383/10/10

1383/10/17

30

Task 1

6

1383/10/10

1383/10/15

63

Task 2

8

1383/10/10

1383/10/17

5

 

درصد پیشرفت در سطح پروژه (فعالیت خلاصه) به شکل زیر محاسبه شده است:

Complete = (71%*6 + .05*8) /(6+8) = 30%

بطور مشخص این روش محاسباتی نوعی میانگین وزنی است که در آن وزن فعالیت‌ها همان مدت آنهاست.

درصدهای وزنی

در صورتیکه به هر دلیل لازم باشد از معیار دیگری (اوزان انتخابی) برای محاسبات پیشرفت فعالیت‌های خلاصه باشد، به نظر می‌رسد مایکروسافت پراجکت فاقد توانایی لازم برای انجام چنین محاسباتی باشد.

روشی که در این مقاله برای شبیه‌سازی درصدهای وزنی پیشنهاد می‌شود استفاده از فیلد هزینه (Cost) برای این منظور است. فرض کنید در مثال بالا وزن فعالیت اول 75 و فعالیت دوم 25 باشد. اگر هزینه این دو فعالیت به ترتیب 75 و 25 تعریف شود. به حالت زیر خواهیم رسید:

 

Duration

%Complete

Cost

Actual Cost

Name

8

30

100

48.50

Project 1

6

63

75

47.25

Task 1

8

5

25

1.25

Task 2

 

که در آن:

48.50 = (.63 * 75 .05*25)/(75+25)

مشخصا در این وضعیت میزان هزینه واقعی با روشی مشابه میانگین وزنی که در آن اوزان فعالیت‌ها، ‌هزینه آنهاست محاسبه شده است. از آنجاییکه هزینه کل 100 واحد است در واقع مقدار Actual Cost همان درصد پیشرفت با معیار درصدهای وزنی را نشان خواهد داد.

به این ترتیب با روشی ساده می‌توان مفهوم درصدهای وزنی را با استفاده از فیلد هزینه شبیه سازی کرد. البته این روش احتمالا باعث خواهد شد تا استفاده کننده امکان انجام محاسبه عادی هزینه‌ها را از دست بدهد. در ادامه نشان خواهیم داد چگونه فیلدهای BCWS و BCWP کمک می‌کنند تا از این اشکال اجتناب شود.