ارزیابی دوره ای پروژه
ساعت ۱۱:٤٧ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٠/۳/۱۱ : توسط : اکبر دریادل

دوازده گام طلائی در ارزیابی دوره ای پروژه

اگر می‌خواهید یک مدیر پروژه توانمند و کارا باشید ، لازم است تا به همان اندازه در ارزیابی روند اجرا و مراحل تکمیل پروژه خود ، قدرتمند و مقتدر عمل نمایید . در این نوشتار ، به معرفی دوازده گام کلیدی[1] از میان آنچه که یک مدیر پروژه می‌تواند در پروسه بازنگری پروژه‌اش ، بدانها بپردازد خواهم پرداخت ؛ توجه داشته باشید که مطالعه این گامها ، حتی برای دفعات بیشمار ، اثربخشی نخواهد داشت مگر تا زمانیکه که شما تصمیم بگیرید تا آستینهاتان را بالا بزنید !

مقدمه

پس از آنکه برنامه پروژه[2] مورد تایید قرار گرفت و در مسیر اجرای آن گام نهادید ، از گامهای ذیل برای کنترل پیشبرد برنامه یاری جویید ؛ بکوشید برای هر پروژه‌ای که تحت مدیریت دارید ، حداقل هفته‌ای یک بار به مرور مواردی که در ادامه خواهم گفت بپردازید ؛ مگر آنکه نوع پروژه شما بگونه‌ای باشد که نیاز به ارزیابی و کنترل در بازه‌های زمانی متفاوتی داشته باشد ؛ و اما گامهای طلایی دوازده‌گانه :

گام نخست : محدوده پروژه[3] خود را مجددا برای خود تعریف نمایید .

ذهن و حافظه‌تان را نسبت به اهداف و محدودیتهای پروژه بازیابی کنید ؛ بویژه ، از این نکته اطمینان حاصل نمایید که تصویر روشنی از میزان ارتباطی که باید مابین نتایج موردانتظار شما از اجرای پروژه ، با هزینه‌ها ، کیفیت و سایر موارد اینچنینی در این مرحله از پروسه وجود داشته باشد ، در ذهن دارید . هیچگاه از خاطر نبرید که آرمانهای اولیه شما چه بوده و اینک چه در دست دارید !

گام دوم : اقلام قابل تحویل[4] خود را بررسی نمایید .

وضعیت اقلام قابل تحویل پروژه را تجزیه و تحلیل کنید ؛ آیا نتایجی که حاصل ‌آمده‌اند مطابق با برنامه پروژه بوده است ؟ اگر چنین است :

Ø       لیستی از معیارهای کیفیتی که برای کنترل کیفیت اقلام قابل تحویل در این مرحله از پروژه ، بایستی در نظر گرفته شوند ، تهیه کنید . شما به خوبی می‌دانید که کارفرما از شما چه می‌خواهد ، پس اجازه ندهید چیزی غیر از آن رخ دهد .

Ø       طرحهای پیشنهادی[5] پیمانکاران و یا حتی قراردادهای به ثبت رسیده را مجددا بررسی نمایید تا مطمئن شوید که می‌دانید در این مرحله از پروژه ، از آنان چه می‌خواهید .

Ø       به تمامی اقلام قابل تحویل پروژه سرکشی کنید ؛ گروههای کاری ، باید بدانند که شما همیشه حاضر و ناظرید و همه چیز در کنترل شماست !

Ø       تصمیم بگیرید که آیا اقلام قابل تحویلی که مورد بررسی قرار داده‌اید را تایید می‌کنید و یا نیاز به دوباره‌کاری (که به شدت مضر نیز هست) دارند .

گام سوم : برنامه زمانی[6] پروژه را بررسی نمایید .

آیا مقاطع کلیدی[7] ، تاریخهای مهم و مسیر بحرانی پروژه ، در همان جایی هستند که باید باشند ؟

گام چهارم : واریانسها (انحرافات از برنامه) را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید .

شما بایستی مقادیر تخمینی[8] را با مقادیر واقعی[9] در مقام مقایسه قرار دهید :

Ø       آیا فعالیتها[10] از آنچه پیش از این تخمین زده شده ، بیشتر به طول انجامیده‌اند ؟

Ø       آیا تعداد ساعات کاری منابع بیش از میزان پیش‌بینی شده بوده است ؟

Ø       آیا هزینه‌های واقعی از هزینه‌های تخمینی پیشی گرفته‌اند ؟

چنانچه واریانسهای حاصله کوچکتر از آنند که در برنامه پروژه ایجاد تغییر نمایند ، به آسانی مرتفع می‌شوند اما در غیر اینصورت می‌توانند محدوده پروژه را تغییر دهند و مشکلات اساسی ایجاد نمایند ، پس هر چه سریعتر اقدامات اصلاحی را در جهت کاهش آنها به کار بندید ؛ نکته ریز دیگر اینکه : به دلایل ایجاد یک چنین واریانسهای بزرگی فکر کنید و به دنبال از بین بردنشان باشید .

گام پنجم : تغییرات محدوده پروژه را مورد بررسی قرار دهید .

Ø       تغییرات در محدوده پروژه را شناسایی کنید ؛ عواملی چون تغییرات برنامه زمانی ، هزینه‌ها و ...

Ø       تغییرات ایجاد شده را در صورت ضرورت ، مدیریت و راهبری کنید .

گام ششم : مشکلاتی که سر باز کرده‌اند را لیست کنید ، پیگیری کرده و از سر راه بردارید .

Ø       لیستی از مشکلاتی که هنوز حل نشده‌اند تهیه نمایید و یا :

Ø       نگاهی به لیستی که در ارزیابی پیشین تهیه کرده بودید بیندازید و برای حل مشکلات مطروحه در آن تلاش کنید .

به خاطر داشته باشید که ساده‌ترین خراشها می‌توانند روزی عفونی‌ترین زخمها باشند !

گام هفتم : ریسکهای بالقوه پروژه را مورد بازنگری قرار دهید .

Ø       چنانچه برنامه‌ای برای مدیریت ریسک تهیه نموده‌اید ، آن را به اجرا بگذارید .

Ø       لیستی از فعالیتهای تاثیرگذار بر ریسک پروژه را تهیه کرده و آنها را در ذهن خود پررنگتر نمایید .

گام هشتم : گزارشی از وضعیت کنونی پروژه تهیه نمایید .

یک مدیر پروژه قدرتمند به کاغذپاره‌ها وابسته نیست اما به خوبی می‌داند که ثبت گزارشات از چه اهمیت شایانی برخوردار است ؛ لذا :

Ø       با تیم پروژه خود صحبت کنید و وضعیت پروژه را از منظر نگاه آنان ارزیابی کنید ؛ توصیه می‌کنم حتی از نظرات پایین‌ترین رده‌های کاری نیز غافل نمانید !

Ø       صورت وضعیتی از پروژه تهیه کرده و آن را منتشر نمایید . فراموش نکنید پاره‌ای از موارد را بهتر است همه بدانند !

گام نهم : به فعالیتهایی که می‌توان خاتمه بخشید ، بیندیشید .

گاه در طول اجرای پروژه ، ممکن است به فعالیتهایی برخورد کنید که انجام آنها بر پروژه کوچکترین تاثیری ندارند ؛ یا حتی نه ، به فعالیتهای موثری برخورد کنید که زمان اجرای آنها دیگر خاتمه یافته ؛ پس :

Ø       از خود بپرسید که کدامیک از فعالیتها را می‌توانید ببندید و یا کدامیک از اقلام قابل تحویل را می‌توانید تایید و واگذار نمایید .

Ø       در صورت نیاز ، فرمهای پایان کار را تهیه و امضا کنید .

گام دهم : آیا اینک زمان خاتمه پروژه است ؟

در طی مراحل دوره‌ای ارزیابی پروژه ، تنها یک بار پاسخ این پرسش مثبت خواهد بود و آن یک بار هم در انتهای پروژه است ؛ اگر چنین بود پس خسته نباشید اما هنوز کارتان پایان نگرفته است ! زیرا :

گام یازدهم : لیستی تهیه کنید از درسهای جدیدی که در این اجرای این پروژه فرا گرفته‌اید .

هر پروژه جدید یعنی شرایط جدید و طبیعتا درسهای جدید ؛ گرچه بسیاری از این نکات ، در ناخودآگاهتان ثبت خواهند شد اما از ثبت نمودن آنها در دنیای واقعی غافل نشوید ؛ این درسها نه تنها برای شما و سازمان شما ، که برای سایرین نیز روزی مفید خواهند بود .

گام دوازدهم (پایانی) : چک‌لیستهای ارزیابی را تکمیل کنید .

به شما توصیه می‌کنم چک‌لیستهایی برای ارزیابی کلیه ارکان درگیر در پروژه تهیه کنید و با تکمیل آنها ، آرشیوی کامل از عملکرد سازمان و یا واحد صنعتی خود برجای بگذارید . حال زمان آن است که می‌توانید اندکی آرام بگیرید ؛ اما تنها تا شروع پروژه‌ای دیگر و دنیایی از تلاشی دیگر ...

 


[1] To Do List

[2] Poject Plan

[3] Project Scope

[4] Deliverables

[5] Proposal

[6] Schedule

[7] Milestones

[8] Estimated

[9] Actual

[10] Activities