هرم حمایتی مدیران تازه کار
ساعت ۱۱:٥٢ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٠/۳/۱۱ : توسط : اکبر دریادل

چنانچه به تازگی پا به عرصه مدیریت پروژه[1] نهاده‌اید و بر آنید که سطح اطلاعات علمی و عملی خود را در این باب افزایش دهید ، احتمالا این پرسش را از خود پرسیده‌اید من که در ابتدای این راه پر پیچ‌وخم قرار دارم ، باید از کجا شروع کنم ؟ بی‌تردید آغاز هر اقدامی با سردرگمی‌هایی همراه است که عدم بهره‌مندی از یک راهنمای مطمئن و متبحر ، زمان موفقیت شما را به تاخیر خواهد انداخت ؛ لذا برآنم که در این نوشتار به معرفی هرمی تحت عنوان هرم حمایتی مدیران تازه کار[2] در مدیریت پروژه‌ها بپردازم ، بلکه راهگشای مناسبی برای آنانی باشد که‌ از تجربه‌ کمتری برخوردارند . در ابتدا ، ذکر این نکته ضروریست که همانند مقالات پیشین ، معادل انگلیسی واژه‌های کلیدی مدیریت پروژه را برای مرور هر چه بیشتر و کمک به یادگیری خوانندگان ، در انتها ذکر نموده‌ام .

براستی هرم حمایتی مدیران تازه‌کار پروژه چیست ؟ این هرم – همانگونه که در شکل مشاهده می‌کنید -  به چهار سطح تقسیم‌بندی شده است که هر یک از این سطوح معرف مرحله‌ای در فراگیری دانش مدیریت پروژه می‌باشند ؛ سطوح چهارگانه عبارتند از :

1-      فراگیری مفاهیم و اصلاحات کلیدی[3] مدیریت پروژه .

2-      کسب نگرش[4] و دانش عمومی مدیریت پروژه .

3-      فراگیری اقدامات اساسی[5] در مدیریت پروژه .

4-      راهبری دانسته‌ها .

اینک به تشریح جداگانه هرکدام می‌پردازم .

سطح نخست : فراگیری مفاهیم و اصلاحات کلیدی مدیریت پروژه

تا هنگامیکه آشنایی کامل با واژگان اساسی مدیریت پروژه حاصل نکرده‌ باشید و با تعریف دقیق پروژه و عناصر و اجزای تشکیل‌دهنده آن آشنا نشده باشید ، نخواهید توانست گام آتی را در آموختن مبانی مدیریت پروژه استوار بردارید ؛ در این سطح شما باید در ذهن خود به سوالاتی پاسخ گویید که غالبا دارای قالب « ... چیست / چیستند ؟ »[6] و یا « ... کدامست / کدامند ؟ » می‌باشند ؛ این نوع پرسشها همانهایی هستند که با پاسخ‌دهی کامل به آنها ، آگاهی جامعی از تعریف پروژه و زیرمجموعه‌های آن حاصل خواهید نمود . نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را سوالات ذیل بدانید :

1.       پروژه چیست و دارای چه ویژگیها و مشخصاتی می‌باشد ؟

2.       اهمیت پروژه‌ها در چیست ؟

3.       انواع گوناگون پروژه‌ها کدامند ؟

4.       مثلث پروژه را چه اضلاعی شکل می‌دهند ؟

5.       مدیریت پروژه چیست و چه عواملی مدیریت پروژه را از سایر حوزه‌های مدیریتی متمایز می‌نماید ؟

6.       دلایل توجه روزافزون به مدیریت پروژه کدامند ؟

7.       ارکان یک سیستم مدیریت پروژه چیستند ؟

8.       رئوس مسوولیتهای یک مدیر پروژه کدامند ؟

9.       ساختارهای سازمانی متداول در پروژه‌ها کدامند ؟

10.   فرایندهای مدیریت پروژه کدامند ؟

11.   استانداردهای مدیریت پروژه کدامند ؟

12.   حوزه‌های دانش مدیریت پروژه کدامند ؟

13.   مدیریت ریسک[7] چیست ؟

14.   روشهای کاربردی در مدیریت ریسک پروژه‌‌ها کدامند ؟

15.   انواع روشهای انتخاب پروژه کدامند ؟

16.   ابزارهای متداول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟

17.   ساختار شکست کار[8] چیست ؟

18.   نمودار گانت[9] چیست و چه مزایا و معایبی دارد ؟

19.   روش مسیر بحرانی[10] چیست ؟

20.   تکنیک ارزیابی و بازنگری پروژه[11] ، چگونه روشی است ؟

21.    مسیر بحرانی چیست ؟

22.   برنامه‌ریزی شبکه‌ای برداری چیست و چه مزایایی دارد ؟

23.   شناوری چیست و انواع گوناگون آن کدامند ؟

24.   تکنیک ارزیابی و بازنگری گرافیکی[12] ، چگونه روشی است ؟

25.   منابع پروژه[13] به چند دسته کلی تقسیم‌بندی می‌شوند ؟

26.   تخصیص منابع[14] به چه معناست ؟

27.   تسطیح منابع[15] به چه معناست ؟

28.    اهمیت مدیریت هزینه پروژه در چیست ؟

29.   روشهای گوناگون تخمین هزینه کدامند و هر کدام چه مزایا و معایبی دارند ؟

30.   شبیه‌سازی مونت‌کارلو چه کاربردی دارد ؟

31.   منحنی‌‌های یادگیری[16] چیستند و استفاده از منحنی یادگیری در برآورد هزینه چه اهمیتی دارد ؟

32.   ارزش حاصله[17] چیست و در کدام مرحله از پروژه بکار می‌رود ؟

33.   مدیریت کیفیت پروژه ، شامل چه جنبه‌هایی می‌گردد ؟

34.   هزینه کیفیت در پروژه به چه معناست ؟

35.   بکارگیری مهندسی ارزش[18] چه تاثیری در پیشرفت پروژه دارد ؟

36.   سیستم اطلاعات مدیریت[19] پروژه چیست و سیستمهای اطلاعاتی پروژه چه اهدافی را دنبال می‌نمایند ؟

37.  نرم افزارهای کاربردی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کدامند ؟

 

 

پرسشهای بسیار دیگری را نیز می‌توان در این سطح مورد بررسی قرار داد ؛ با روشن شدن پاسخ این سوالات در ذهن شما ، گام بلندی را در ابتدای کار آموختن مدیریت پروژه بر خواهید داشت تا بتوانید در سطح دوم نگرش مناسبی نسبت به کلیات دانش مدیریت پروژه پیدا نمایید .

سطح دوم : کسب نگرش و دانش عمومی مدیریت پروژه    

پس از یادگیری تعاریف اساسی ، اینک نوبت آن است که ذهنیت روشنی از کلیات فعالیتهای یک مدیر پروژه حاصل نمایید . در این سطح شما باید در ذهن خود به سوالاتی پاسخ گویید که غالبا دارای قالب « چرا ... ؟ »[20] می‌باشند ؛ نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را نیز ، سوالات ذیل بدانید :

1.       چرا پروژه‌ها – حتی پروژه‌های نسبتا مشابه - منحصربفرد هستند ؟

2.       چرا تغییر در هر یک از اضلاع مثلث پروژه ( کیفیت ، هزینه و زمان ) بر دو ضلع دیگر تاثیر می‌نهد ؟

3.       چرا اجرای موفق پروژه به برنامه‌ریزی دقیق ، وابستگی تام دارد ؟

4.       چرا شخصیت ذاتی مدیریت پروژه ، در کارایی وی تاثیرگذار است ؟

5.       چرا انتخاب شکل سازمانی مناسب ، در موفقیت پروژه نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟

6.       چرا اغلب سازمانها ، به ساختارهای مختلط سازمانی گرایش نشان می‌دهند ؟

7.       چرا فعالیتهای پروژه را باید در قالب فازها[21] ، گروه‌بندی نمود ؟

8.       چرا سازماندهی فازهای پروژه ،‌ در قالب چرخه حیات[22] پروژه ضروری است ؟

9.       چرا مدیران پروژه ، باید به مراحل اصلی اجرای پروژه ( آغازین[23] ، طرح و برنامه[24] ، اجرا[25] ، کنترل[26] و اختتامیه[27] ) در تمامی فازها پایبند باشند ؟

10.   چرا پیشرفت کار پروژه ، اغلب در انتهای چرخه حیات آن ، دچار افت می‌گردد ؟

11.   چرا انتخاب مناسبترین تکنیک در مدیریت و برنامه‌ریزی زمان پروژه ، در موفقیت پروژه نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟

12.   چرا نوسانات شدید استفاده از منابع ، در طول پروژه نامطلوب است ؟

13.   چرا در اغلب پروژه‌ها ، هزینه‌های تخمین‌زده شده[28] با هزینه‌های واقعی[29] ، اختلاف چشمگیری دارند ؟

14.   چرا مستندسازی[30] و ثبت اطلاعات در پایان پروژه ، امری ضروری به شمار می‌رود ؟

15.   چرا بکارگیری نرم‌افزارهای کنترل پروژه ، در روند اجرای پروژه ، نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟

در این سطح نیز ، پرسشهای بسیار دیگری نیز وجود دارند که شما می‌توانید با درگیر کردن ذهن خود و مطالعات گسترده در منابع غنی مدیریت پروژه ، در صدد پاسخگویی بدانها برآیید ؛ به خاطر داشته باشید که هر چه دایره دانش شما شعاع بزرگتری داشته باشد ، استوانه موفقیت شما هم حجم ممکن بیشتری را از آن خود خواهد ساخت تا بتوانید در سطح سوم ، با پشتوانه‌ای کافی ، به فراگیری اقدامات اساسی در مدیریت پروژه بپردازید .

سطح سوم : فراگیری اقدامات اساسی در مدیریت پروژه

در این سطح خواهید آموخت که به واقع چه باید کرد ! بدین معنا که که یک مدیر پروژه ، در عمل ، با چه آلترناتیوهایی روبرو خواهد بود ؛ سومین سطح از هرم حمایتی ، به پرسشهایی که غالبا دارای قالب « چگونه می‌توانم ... ؟‌ »[31] می‌باشند ، می‌پردازد . در حالیکه دو سطح نخستین ، چهارچوبی از اطلاعات و آگاهیهای مقدماتی مدیریت پروژه را به تصویر می‌کشد ، سطح کنونی به شما می‌گوید که چگونه آستینهاتان را بالا بزنید و آغاز به کار کنید ! نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را ، سوالات ذیل بدانید :

1.       چگونه می‌توانم به تصمیم‌گیرندگان مافوق خود اثبات نمایم که اجرای پروژه ضروریست و امکان‌پذیری[32] دارد ؟

2.       چگونه می‌توانم موافقتنامه آغاز پروژه را اخذ نمایم ؟

3.       چگونه می‌توانم با بیشترین دقت ممکن ، محدوده کلی پروژه‌ام[33] را تجزیه‌وتحلیل ، سپس معرفی نمایم ؟

4.       چگونه می‌توانم فعالیتهای پروژه[34] را تعریف کرده و ترتیب‌بخشی[35] نمایم ؟

5.       چگونه می‌توانم زمان لازم را برای پایان همه فعالیتهای پروژه‌ام تخمین بزنم ؟

6.       چگونه می‌توانم هزینه لازم را برای پایان همه فعالیتهای پروژه‌ام تخمین بزنم ؟

7.       چگونه می‌توانم منابع موردنیاز را شناسایی کرده و به فعالیتهای موجود ، اختصاص دهم ؟

8.       چگونه می‌توانم ساختار شکست کار پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟

9.       چگونه می‌توانم دیاگرام شبکه‌ای[36] پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟

10.   چگونه می‌توانم برنامه زمانی پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟

11.   چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای بودجه و نحوه مصرف آن تنظیم نمایم ؟

12.   چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای مدیریت ریسک پروژه‌ام تنظیم نمایم ؟

13.   چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای مدیریت کیفیت پروژه‌ام تنظیم نمایم ؟

14.   چگونه می‌توانم اطمینان حاصل نمایم که فعالیتهای پروژه‌ام به خوبی در حال اجرا بوده و تحت کنترل می‌باشند ؟

15.   چگونه می‌توانم فعالیتهای پروژه‌ام را بسته و پروژه را به هنگام و در محدوده بودجه پیش‌بینی‌شده خاتمه دهم ؟

پاسخ پرسشهای فوق و سوالات مشابه را چنانچه در آستین داشته باشید ، آنگاه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که آنچه بیش از هر چیز دیگری بدان نیازمندید تجربه برای بکاربستن دانسته‌هاست ؛ به هنگام درگیر شدن با پروژه است که شما پاسخ پرسشهای تازه‌ای را خواهید یافت و آنچه را که پیش از این پاسخ داده بودید بهتر درک خواهید کرد ؛ پس اینک ، زمان راهبری دانسته‌هاست !

سطح چهارم : راهبری دانسته‌ها

دیگر نوبت آن رسیده که به شما تبریک بگویم ؛ چرا که در راس هرم قرار گرفته‌اید و راه درازی را پیموده‌اید ؛ اینک شما باید آموخته های خود را بکار بندید تا نقاط ضعف و قوت خود را بیش از پیش بازشناسید ؛ به خاطر داشته باشید که پس از مدیریت هر پروژه‌ای ، به پرسش ذیل به دقت پاسخ دهید :

حال که من کوشیده‌ام تا مهارتها و ابزارهای مدیریتی را اعمال نمایم ، آیا به نتایجی که می‌باید ، دسته یافته‌ام ؟

مدیران تازه‌کار پروژه ، هیچ‌گاه نمی‌توانند یک شبه به اثربخشی کامل دست یابند . شما به زمان نیاز دارید تا مهارتها و آموخته‌های خود را در عمل آزمایش کنید و این که محدودیتهای خود را بررسی نموده و ببینید که در چه مواردی به کمک افزونتری نیازمندید ؛ بویژه شما به دوستی نیاز دارید که تجربه و تخصص کافی برای راهنمایی بخشیدن به شما در طول چرخه حیات پروژه داشته باشد . پس ، از آموختن و باز هم آموختن غافل نباشید ...   

 

 

[1] Project Management

[2] The New Project Management’s Support Pyramid

[3] Basic Terms & Concepts

[4] Vision

[5] Key Actions

[6] What … ?

[7] Risk Management

[8] Work Breakdown Structure (WBS)

[9] Gant Chart

[10] Critical Pass Method (CPM)

[11] Project Evaluation & Review Technique (PERT)

[12] Graphical Evaluation & Review Technique (GERT)

[13] Resources

[14] Resource Assignment

[15] Resource Leveling

[16] Learning Curve

[17] Earning Value

[18] Value Engineering

[19] Mangement Information System

[20] Why ... ?

[21] Phases

[22] Life Circle

[23] Initiating

[24] Planning & Scheduling

[25] Executing

[26] Controlling

[27] Close Out

[28] Estimated Cost

[29] Actual Cost

[30] Documentation

[31] How ... ?

[32] Feasibility

[33] Project’s full Scope

[34] Project Activities

[35] Sequence

[36] Network Diagram