اصول کنترل پروژه
ساعت ۱۱:٤٩ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٠/۳/٢٤ : توسط : اکبر دریادل

الف- برنامه ریزی 

مرحله اول:

مطالعه و شناسایی و جمع آوری اولیه اطلاعات شامل: 

1)  مطالعه مدارک و شناسایی وضع موجود پروژه، بحث و تبادل نظر و اخذ اطلاعات اولیه.

2)  تهیه چارت سازمانی کنترل پروژه و گردش کار جهت کار برنامه ریزی  و کنترل پروژه با توجه به چارت مربوط

3) طراحی فرمهای اولیه جهت کار برنامه ریزی

4)  تهیه و اخذ آمارهای لازم مورد درخواست

مرحله دوم ـ قسمت اول:

تهیه چارچوب کلی برنامه شامل:

1) تفکیک پروژه به اهم فعالیتها و دسته بندی  گروهی آنها به منظور تهیه برنامه های گروهی آنها برای تهیه برنامه های کلان و تفصیلی با توجه به اطلاعات فنی، مطابق نقشه ها و تبادل نظر مجری طرح و یا مسئول پروژه.

2) تخمین زمان های اجرایی برای فعالیتعهای بند(1) با توجه به منابع مورد نیاز و روش های تجربی ضمن تطابق با زمانهای کلی قرارداد.

3) تعریف ارتباطات منطقی بین فعالیتهای اصلی با هماهنگی دفتر فنی و یا مجری طرح.

مرحله دوم ـ قسمت دوم :

آنالیز احجام و منابع برنامه شامل:

1) تفکیک ریزتر فعالیتها در دسته های مربوط(دیسیپلین های اجرایی) در مرحله قبل به صورت تفصیلی و یا جزئیات اجرایی کامل تر با توجه به نقشه های فاز 2 اجرایی و مدارک و مشخصات فنی.

2) تهیه متره های یک از فعالیتهای بند(1) با هماهنگی د فتر فنی کارگاه(B.?.Q)

3) تهیه لیست مصالح  و لوازم مورد نیاز استخراج شده از نقشه ها و مدارک فنی (M.T.?).

4)  تهیه لیست ماشین آلات مورد نیاز و لیست نیروی انسانی وابسته به فعالیتها.

5)  تهیه برآورد کلیه آیتم های متره شده در ردیف (2) با توجه به نوع قرارداد منعقده با هماهنگی دفتر فنی.

مرحله سوم:

تهیه برنامه تفصیلی با توجه به آنالیز منابع:

1) تهیه شبکه C.P.M جهت برنامه زمان بندی کلان "Master schedule " با توجه به بندهای (1) و (2) مرحله دوم ، قسمت اول.

2) تهیه شبکه C.P.M جهت تهیه برنامه زمان بندی تفصیلی اجرایی براساس اطلاعات تهیه شده مراحل قبلی و تعیین مسیر بحرانی و فعالیتهای بحرانی.

3) تهیه برنامه زمان بندی تدارکات پروژه شامل: مصالح، نیروی انسانی و ماشین آلات با توجه به اطلاعات تهیه شده مراحل قبل.

4)  تهیه برنامه زمان بندی مالی( دریافت ـ پرداخت) پروژه.

5)  درصد بندی کردن فیزیکی و ریالی فعالیتها و دسته بندی گروهی و تهیه منحنی های    زود ترین و دیرترین "S " پیشرفت پروژه.

ب ـ کنترل پروژه

مرحله اول:

تدوین فرمت های کنترلی شامل:

1) تهیه فرم های کنترلی مطابق با برنامه های تهیه شده

2) کنترل روند گردش کار مطابق با چارت سازمانی و نیر کنترل لازم جهت تکمیل فرم های بند(1)

3) تهیه فرمت لازم جهت تهیه گزارشات پیشرفت ماهانه، هفتگی ، روزانه.

4)  به روز نمودن برنامه های مبنا با توجه به اطلاعات و آمارهای اخذ شده توسط فرم های بند(1)

5)  تهیه جدول خلاصه پیشرفت گروهای کاری و کل پروژه و گراف های مربوط(منحنی های پیشرفت)

مرحله دوم:

تدوین زمان های تحویلی و کنترل برنامه:

1)  تعیین زمان و دوره های کنترلی برنامه ها با توجه به حساسیت پروژه با هماهنگی مجری طرح.

2)  تعیین زمان و موعد تحویل فرم های تکمیلی برای قسمت های مختلف پروژه به همراه تأییدات لازم.

3) تدوین چک لیست و یا پانچ لیست برای گزارش عملکرد جهت دفتر فنی.

4) تدوین دستور العمل و فرمت مناسب جهت اتمام بعضی از فعالیتهای خاص به لحاظ کمی یا کیفی و یا احیاناً تست و تحویل ها. 

مرحله سوم:

تجدید نظر در برنامه:

1)  بازنگری کامل(Revision) برنامه های زمان بندی، تدارکاتی و مالی موجود در دوره های مشخص و تعیین کفایت زمان باقیمانده جهت تکمیل کار.

2)  تعیین فعالیتهای باقی مانده و تعیین فعالیتهایی که از میان آنها قابلیت فشرده شدن را به لحاظ منطق اجرای کار ، تغییر روش اجرا، استفاده از ظرفیتهای بیشتر در اجرای فعالیتهای مزبور، تغییر روشهای فنی و اجرایی در صورت امکان،افزایش شیفت کاری، افزایش راندمان و ... به منظور بازنگری صورت می گیرد.

مرحله چهارم:

تحلیل وضعیت و ارائه راه حلها در کنترل پروژه:

1)  تحلیل وضعیت پیشرفت و روند پروژه با توجه به گزارشات تهیه شده.

2)  اجرایی تر کردن و مورد استفاده بهتر قرار دادن برنامه های زمان بندی و تدارکاتی و مالی جهت  برنامه ریزی های کارگاهی و اعمال روش های مدیریتی کارگاهی نوین با استفاده از سیستم  برنامه ریزی و کنترل پروژه.

3)  ارائه راه حل ها جهت رفع مشکلات و تنگناها به روش های مهندسی و تحقیق در عملیات با همکاری مهندسین مقیم و اطلاعات اخذ شده توسط فرم های کنترل و برنامه های به روز شده.

4)  نظارت عالیه کارگاهی به صورت مجزا توسط واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه.

نظام برنامه ریزی و کنترل پروژه

1- تهیه روشهای هماهنگی فعالیتهای پروژه با همکاری و هماهنگی کارفرما.

2-  تهیه برنامه جامع فعالیتهای کل پروژه با هماهنگی و همکاری کارفرما

3-  همکای با کارفرما جهت اجرای سیستم کنترل پروژه و نظارت بر آن

4-  کنترل وپیگیری واعمال تغییرات لازم در برنامه اجرایی براساس وقایع و رویدادهای مختلف در زمان اجرای پروژه و مقایسه با برنامه پیش بینی شده و تعییین انحرافات و تهیه گزارش

5- تهیه و تنظیم دستور جلسات و صورتجلسات مدیریت و هماهنگی پروژه

6-  ایجاد سیستم کنترل پروژه برای کلیه فعالیتها و ارائه گزارش به کارفرما برای هر فعالیت با ذکر مشکلات کار

7-  ارائه پیشنهادات برای تنظیم مناسب  فعالیتها با برنامه کلی و ارائه گزارش آن به کارفرما

8-  هماهنگی خدمات مهندسی / طراحی /اجرایی بخشهای مختلف پروژه

9-  نگهداری و طبقه بندی مدارک ، مکاتبات و اطلاعات مربوط به پروژه

شرح وظایف تهیه اسناد مناقصه برای پیمانکاران داخلی

1- تهیه دفترچه ریزمتره فعالیتهایی که از طرف پیمانکار، برای هر پروژه تعریف شده می بایست اجرا شود.

2-  قیمت گذاری برای هر یک از فعالیتهای پروژه با توجه به قیمت های متعارف روز و هزینه های پیمانکار به صورت برآوردهای نفر ـ ساعتی و یا وزنی

3- تهیه خلاصه مالی پیمان مشتمل بر قیمتهای تمام شده فعالیتهای موضوع پیمان و ضرایب افزاینده شامل:

-  ضریب تجهیز و برچیدن کارگاه

-  ضریب منطقه

-  ضریب بالا سری

-  ضریب صعوبت

-  ضریب تعدیل( در صورت لزوم)

4- تهیه فرم پیمان ـ شرایط عمومی پیمان  ـ شرایط اختصاصی پیمان ـ دعوتنامه شرکت در مناقصه ، شرایط مناقصه ، فرم های ضمانتنامه ـ تعهدنامه ـ برگ پیشنهاد قیمت

5-  تهیه فهرست نقشه های اجرایی

6-  تهیه فهرست بخشنامه ها و دستور العملها

7-  تهیه برنامه زمان بندی کلی اجرای کار

 مستند سازی و ثبت اطلاعات:

 سیستم اطلاعات مدیریت پروژه شرکت آرتیم ساز با تهیه، گردآوری، ثبت و نگهداری اطلاعات مراحل مختلف پروژه و پردازش، طبقه بندی و تحلیل آنها و تهیه اطلاعات و گزارشهای لازم در تحقق اهداف پروژه  بسیار موثر عمل می نماید.ازجمله مهمترین کارکردهای سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، مستند سازی وثبت اطلاعات در مراحل مختلف دوره طول پروژه می باشد. در ادامه مزایای حاصل از نظام مستند سازی شرکت و انواع مستندات مربوطه در هر پروژه بیان می شود.

 مزایای مستند سازی و ثبت  اطلاعات:

 احتیاط کردن و تدبیر لازم جهت ثبت و مستندسازی انواع اطلاعات در هر پروژه از نظر شرکت آرتیم ساز امری ضروری محسوب می گردد. برخی از مهمترین منافع حاصل از نظام مستد سازی از نظرشرکت آرتیم ساز را می توان به شرح زیر بیان نمود.

 1-  مستند سازی مناسب این امکان را برای استفاده کنندگان پروژه پدید می آورید تا بعد از تکمیل پروژه چگونگی اجرای پروژه را بررسی نمایند. به عبارتی این کار ممیزی پروژه را تسهیل میکند.

2-  در هنگام اجرای پروژه همواره درسهایی آموخته می شود که ثبت و مستندسازی این آموخته ها گنجینه گرانبهایی از تجارب سودمند را جهت اجرای پروژه های بعدی فراهم می آورد. بدین ترتیب عملکردها با گذشت زمان کارآمدتر می گردد.

3-  هرگاه مستندسازی به عنوان رویه ای ثابت در اجرای پروژه نهادینه شود، هنگام بورز مشکلات احتمالی، با رجوع به آن مستندات می توان به راحتی به جستجوی علل و عوامل اصلی پیش آمدن آن مشکل پرداخت.

4-  مستند سازی پیوسته و همزمان با مراحل مختلف اجرای پروژه زمینه بروز اختلافات در زمینه ارتباطات کاری بین متولیان پروژه را از بین می برد.

5-  با پیشرفت کار، پروژه قادر نیست تا این حجم عظیم اطلاعات را در ذهن خود نگهداری کند، بنابراین ثبت وضبط اطلاعات و بایگانی آنها از مفقود شدن اطلاعات مهم جلوگیری می کند.

6-  همواره احتمال بروز مناقاشات و نزاع هایی بین طرفین درگیر پروژه، چه در هنگام اجرای پروژه چه پس از تکمیل پروژه وجود دارد. مستند سازی اطلاعات توسط هر یک از طرفین این احتمال را کاهش می دهد .

7- در صورت رخ دادن تغییر و تحول و جابجایی پرسنل پروژه ، امکان پیگیری کار را میسر می نماید.

8-  مستند سازی همزمان ابزاری کارا برای مطلع نمودن قسمتهای مختلف سازمان پروژه از وضعیت پروژه بوده و تعدادجلسات  مورد نیاز برای ایجاد ارتباطات شفاهی را کاهش می دهد.

9-  ثبت اطلاعات جهت نظارت بر اجرای پروژه ابزاری سودمند است.در واقع با مستند سازی است که می توان با نظارت بر اجرای پروژه و انجام اقدامات و تصحیحات لازم، عملکرد پروژه را بهبود داده و در فرایندی به هنگام در جریان امور قرار گرفت.

10- ایجاد یک رویه مستند سازی معین، تمرکز بر روی جنبه های مهم پروژه را ممکن می سازد.

 انواع مستندات 

 1- مستند سازی طرح:

 برای تصویب نقشه های یک طرح، جلساتی با حضورمتولیان پروژه تشکیل  می شود، هر یک از این جلسات و تصمیمات اتخاذ شده در آنها باید ثبت گردد. بعنوان یک اصول کلی در شرکت آرتیم ساز، تمام مستندات مرحله قبل از مناقصه حداقل باید تا تکمیل پروژه نگهداری شوند، این موارد شامل نقشه های مقدماتی، صورتجلسات، ضمیمه برای پیمانکاری، تخمین وتمهیدات می شود.

 با پیشرفت پروژه، گاهی نقشه های طرح مورد تجدید نظر قرار می گیرند. در چنین شرایطی تحولات تدریجی نقشه ها پیگیری می شوند و دقیقاً مشخص می شود که چه چیزی تغییر یافته است. 

2- گزارشات و اسناد روزانه:

 یکی از مهمترین مستندات در پروژه ها گزارش روزانه است. در این گزارش مواردی همچون مکان کار، کار انجام شده، کارکنان مورد استفاده، ساعات کاری، تجهیزات مورد استفاده، شرایط جوی و هر حادثه یا مشکل احتمالی ذکر می شود. این گزارشات باید دارای تاریخ و امضاء باشد.

این اطلاعات جزیی، در مواردی به کمک مدیر می آیند، نخست، مدیر نیاز دارد که پیشرفت کار را در مقیاسه با برنامه زمانی پیگیری کند. بدون ثبت کار روزانه، لازم است که هر روز با بازدید از کارگاه، میزان کار انجام شده را برآورد کند، پس راحت تر و دقیق تر آن است که این اطلاعات روزانه ثبت شوند. اگر زمان بندی CPM مورد استفاده باشد، آنگاه در گزارش کار روزانه تنها فعالیتهای مشخص موجود در برنامه ریزی آن  روز آورده می شود. این کار از پیش آمدن ابهام در مورد کاری که انجام شده جلوگیری نموده و به هنگام  سازی برنامه زمانی را تسهیل می کند.

در یک گزارشات روزانه ممکن است که فرمهایی طراحی شود، اما این کافی نیست. کلیه کارکنان باید درقبال نحوه استفاده از این فرمها و هدف آنها توجیه شوند.

هنگامی که گزارشات آماده می شوند، مدیر بابررسی آنها سعی در برآورده نمودن احتیاجات می نماید.این مطلب در زیر عنوان دستور العملهای رویه بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

چه در گزارش روزانه و چه در سایر فرمها، باید اطلاعات تجهیزات پروژه و استفاده از آنها ثبت شود. این امر هم برای کارفرما و هم برای پیمانکار حائز اهمیت است.

 3-  اطلاعات هزینه ای: 

 مشخص است که کلیه اطلاعات مربوط به هزینه از اهمیت خاصی برخوردارهستند. این پرونده های اطلاعاتی مشتمل بر فاکتورها، سفارشات خرید، حسابهای پرداختی، صورت حقوق بگیران و درخواستهای تغییر می باشد.

 

4- دستورالعمل رویه های پروژه: 

 مدیر باید از همان آغاز پروژه، به نگهداری اطلاعات توجه نموده و برای آن برنامه ریزی و طراحی کند. یک روش موثر جهت طراحی اطلاعات مدیریت و نیز برای اجرای آن، تهیه یک دستور العمل رویه ها برای پروژه می باشد. این دستورالعمل دقیقاً رویه هایی را که باید در پروژه دنبال شوند را مشخص می کند.

هر پروژه دستور العمل مختص به خود را دارد. مدیر پروژه باید برای تهیه دستور العمل احساس مسئولیت کند. در دستورالعمل موارد مختلفی را می توان مدنظر قرار داد.مواردی همچون:پروژه شامل چه چیزهایی است،استفاده کننده ها، هدف دستورالعمل و .... 

 رویه ثبت اطلاعات:

  فرایند ثبت اطلاعات نمی تواند بدون برنامه ریزی و طراحی انجام شود. پروژه باید اجزای مختلف اطلاعاتی را شناخته و از میان آنها تنها داده های کلیدی را ثبت و مشخص سازد که:

- چه نوعی از مستند سازی در سازمان پروژه باید انجام شود؟

-  اطلاعات چگونه باید ثبت شوند؟

-  اطلاعات ثبت شده به چه نحوی مورد استفاده قرار گرفته و بین چه کسانی تبادل می شود؟ 

قدم اول برای طراحی فرایند مستند سازی آن است که فهرستی از انواع اطلاعات لازم جهت عملیات جاری تهیه شود.. یک فهرست نمونه از اطلاعات لازم در اجرای طراحی پروژه می تواند به صورت زیر باشد:

الف) پرسنل روزانه

ب ) کار انجام شده روزانه

پ ) تجهیزات موجود در کارخانه

ت ) خلاصه مذاکرات حضوری

ث ) پرونده امور ساخت

ج ) مکاتبات

چ )درخواست اطلاعات

ح ) گزارشات صورت وضعیت

خ ) پرونده هزینه

د ) نقشه ها و تغییرات آنها

ذ ) شرایط جوی

ر ) مشکلات احتمالی

ز ) بازدید کنندگان از کارگاه

ط ) لیست کارکنان موظف

ظ ) یادداشت

ع ) گزارشات گواهی

غ ) بازرسی ها

ف )عکس ها یا فیلمها

ق )پیشرفت کار

م ) ارتباطات کارگاهی

در مرحله بعد هدف از ثبت اطلاعات مختلف را معین کرده، فرمتی برای ثبت برقرارنموده و بهترین شخصی که قادر به ثبت اطلاعات می باشد را معین می نماید. بعنوان مثال مدیری به  مستند سازی کار روزانه نیاز دارد. این اطلاعات در بهنگام کردن پروژه و تعیین میزان تناسب صورتحساب دوره ای به او کمک خواهد کرد. در عین حال ممکن است از پیمانکاردست دو نیز برای ثبت همین اطلاعات درخواست شود. حال مدیر می تواند فرمت مناسبی برای ثبت اطلاعات مشخص کند. سرانجام او باید کسی را که اطلاعات را بازبینی می نماید ، مشخص نموده وتعیین کند که این اطلاعات چگونه بایگانی و حفظ شود. در ضمن باید مشخص شود که چه کسانی رونوشت این اطلاعات را دریافت می دارند.

ازآنجایی که همین فرآیند برای پروژه های دیگری از ا ین نوع تکرار می شود، مدیر مربوطه        می تواند سیستمهای برقرار شده در پروژه های قبلی را در پروژه های جاری نیز بکار گیرد. البته با بیشتر شدن تجارب، رویه ها تغییر نموده و بهبود می یابند تا با نیازهای جدید سازگار باشند.

 نظام مدیریت مستندات

 سیستم مدیریت مستندات در برگیرنده موارد زیر است:

- مستندات مربوط به مشخصات پروژه، پیمانکاران واحدهای  درگیر، زمان و هزینه پیش بینی شده ، شیوه اجرایی، اهداف و مقاصد

- پیگیری زمانی گردش مستندات میان ارکان مختلف در گیر در پروژه و نگهداری سوابق از مستندات

- اطلاعات مربوط به ماتریس مسئولیت پروژه از جمله اطلاعات ساختار سازمانی اجرای پروژه، ساختار دسته بندی کارهای پروژه، نوع مسئولیتهای هر واحد اجرایی در مقابل بسته های کاری

- اطلاعات مربوط به ماتریس مسئولیت( مشابه فوق) در مورد رویه ها و دستور العملهای متناظر با مسئولیتهای مختلف افراد در مقابل تهیه برنامه زمانبندی، تصویب آن، تخصیص و به کارگیری منابع، تخمین های زمانی و هزینه ها و ....

- اطلاعات و تصمیمات جلسات هفتگی پروژه در تمام سطوح( مدیریت عالی ، مدیریت عملیاتی)

- اطلاعات مربوط به چک لیستها از جمله چک لیست تعریف پروژه، شروع کار، فعالیتهای مهندسی و....

- اطلاعات مربوط به کلیه وقایع کلیدی در پروژه، تصمیمات خاص، مشکلات اجرایی و بطور کلی اطلاعات اجرایی پروژه از آغاز تا پایان

  سیستم گزارش دهی:

 

با در اختیار داشتن امکانات نرم افزاری مناسب، علاوه بر گزارشات متداول مورد نیاز بصورت از پیش تعریف شده، قادر به تولید انواع گزارشات مورد نیاز کارفرمایان محترم است. به هر حال انواع گزارشاتی که در این سیستم گزارش دهی جای می گیرد، عبارتند از: 

-  شزارشات مربوط به وضعیت پیمانکاران،وضعیت عملکرد،سهم مالی،تغییرات درخواستی،میزان پیشرفت فعالیتها(پروژه مرتبط)

- گزارشات  مربوط به وضعیت مدارک و مستندات موجود در پروژه،تصویب یا ابلاغ آنها،آخرین نسخ و ...

- گزارشات مربوط به وضعیت کار مهندسی، میزان پیشرفت، نقشه ها و مدارک تکمیل شده و ...

- گزارشات مربوط به راندمان و کارآیی عملکرد پروژه و شاخص کارآیی زمان و هزینه

- گزارشات مربوط به ارزش حاصله و اطلاعات پیش بینی زمان و هزینه تا ختم پروژه

- گزارشات مربوط به کارهای لازم الاجراء در مقاطع زمانی مختلف به تفکیک پیمانکاران و واحدهای خودی

- گزارشات مربوط به آخرین وضعیت مدارک و مستندات، تغییرات اعمال شده و سوابق آنها و .....