برنامه ریزی و کنترل پروژه
ساعت ۱٢:٠٦ ‎ب.ظ روز ۱۳٩٠/٤/٢ : توسط : اکبر دریادل

مفاهیم برنامه ریزی وکنترل پروژه:

تعریف پروژه : مجموعه ای از فعالیتهای است که برای یک دوره زمانی مشخص و جهت رسیدن به اهداف معین تعریف می شود ودر طول اجرای پروژه با سه عامل برنامه ریزی  ، کنترل ، مدیریت پروژه  در ارتباط خواهیم بود .

ویژگیهای پروژه :

1-   هر پروژه منحصر به فرد است و یک بار اتفاق می افتد و با تحقق یافتن هدف پروژه ، پروژه پایان می یابد و همین عامل هم باعث می گردد برای هر پروژه سازماندهی و شیوه ای انجام پذیرد .

2-   دارای شروع و پایان معین

3-   شرح کار پروژه ( W . B . S ) دارای فعالیتهای قابل تعریف می باشد .

4-   دارای منابع معین می باشد .

5-   دارای هزینه و یا بودجه معین است .

6-   محصول پروژه قابل لمس و مشهود است  .

 

مدیریت پروژه  ( Project Management )

 

Process

 

    Out Put               in Put                     

                                                       

                         ( گزارشات ) نتایج انجام فعالیتها                                 منابع ، زمان ، هزینه ، نیروی انسانی 

Feed Back

وظیفه مدیریت پروژه دریافت Feed Back  از خروجی سیستم و هدایت و رهبری پروژه می باشد . در واقع وظیفه اصلی مدیریت پروژه اعمال هماهنگی لازم در اجرای فعالیتها و ترکیب بهینه منابع یا ورودیها جهت رسیدن به نتایج نهائی و مطلوب پروژه است .

 اجزای مدیریت پروژه  :

کنترل منابع       Resources

کنترل هزینه Cost            

کنترل زمان       Scheduling  

 

 

 

مدیر پروژه با سه جزء سر و کار دارد :

 فازهای پروژه :

هرپروژه معمولاً در چهار فاز یا مرحله متمایز تشکیل شده است .

 فازیک : مرحله نظری پروژه Prefeasibility  study   

در این مرحله فکر انجام پروژه ایجاد می گردد و پروژه در این مرحله در شرایط مطالعات امکان سنجی اولیه است .

 فاز دو : مرحله برنامه ریزی پروژه     Planing    

دراین مرحله فکر و طرح فاز اول جزئی تر شده و بعد از تصویب با تعریف سازمان و تشکیلات مورد نیاز برای انجام  پروژه ، فعالیتهای پروژه سازماندهی می شود .

 فاز سه : مرحله اجراء

در این مرحله عملیات طراحی و برنامه ریزی شده انجام می پذیرد و کار کنترل پروژه به موازات این فاز انجام

 می گیرد .

فاز چهار : مرحله پایانی یا اختتام پروژه

در این مرحله پروژه تکمیل گردیده و پروژه و نتایج آن پس از تحویل توقف و اعمال اصلاحات لازم ، تحویل دائم به کارفرما یا صاحب پروژه داده می شود.

                        

                                                                                             .      فاز 1    .

                                                                                .    فاز 2    . 

                                                                 .    فاز 3    .

                                                .       فاز 4     .    

 

 


نمودار گردش عملیات مدیریت پروژه

 

با توجه به فازها و مراحل انجام پروژه فرآیند گردشی عملیات مدیریت پروژه به صورت زیر است

                                     جمع آوری اطلاعات (کلی ) پروژه

 

تشکیل تیم اجرای پروژه

       مرحله نظری (فاز اول )

تشکیل سازمان اجرائی پروژه

 


                                                     تعریف شرح کار (W.B.S ) Work Breakdown structure

 

تعریف فعالیتهای اجرائی پروژه

 

 


                                           برنامه ریزی منابع       تخمین هزینه ها         زمان بندی فعالیتها

 


          مرحله

   برنامه ریزی پروژه                                             سازمان دهی فعالیتها

        (فاز دو )                        

                                                   تهیه اولیه وارائه گزارشات مربوطه   

 

تهیه برنامه نهائی وتصویب

 


بروز کردن پروژه (update) 

 

گزارشات عملکردی

 


مرحله کنترل پروژه  (فاز سه )                                              آیا انحراف      yes

                                                                                     وجود دارد                            اعمال تعدیلات در فاز برنامه ریزی

   یا نه

 


تکمیل پروژه

 


تحویل پروژه

 


اتمام سازمان اجرائی پروژه

        مرحله اختتام پروژه (فاز چهار )

برچیدن کارگاه

 

 

مراحل فاز برنامه ریزی پروژه

 

1-   تدوین اهداف پروژه و دورنمای (چکیده ) فعالیتها Scope of week

2-   مشخص کردن سازمان اجرائی پروژه

3-   تعریف دقیق فعالیتهای پروژه

4-   تخمین زمان انجام فعالیتهای پروژه

5-   تعیین منابع مورد نیاز ودر دسترس پروژه

6-   تخمین هزینه های انجام فعالیتهای پروژه

7-   ارزیابی ، بازنگری وبهینه سازی برنامه

8-   توزیع اطلاعات وتهیه گزارشات

مراحل فاز کنترل پروژه :

1 – پی گیری وضعیت پیشرفت واقعی فیزیکی و پیشرفت مالی پروژه

2- بروز کردن برنامه و نمایش آن با اطلاعات واقعی

3 – مقایسه برنامه زمان بندی و پیشرفت مالی با برنامه هدف

4- استفاده از برنامه مبناء به عنوان راهنما در تصمیم گیری

5- ارائه پیشنهاد به همراه پیش بینی آینده به واسطه عملکرد گذشته تاکنون

6- مرتبط کردن فعالیتها با اهداف پروژه

روشهای علمی دربرنامه ریزی پروژه

1-  نمودارهای گانت  Gantt chart  

این روش دراوایل قرن بیستم توسط هنری گانت ارائه گردید و روش برنامه ریزی توسط این ابزار از دو محور زمان و فعالیتهای پروژه تشکیل شده است

                                                                                                          فعالیتها

                                                                                                                    A

برای پروژه های کوچک                                                            B

                                                                                C

                                                          D

                                         E

 

           زمان

 

  2 – روش مسیر بحرانی است CPM(Critical path metod )      

این روش در حوالی دهه شصت ابداع گردیده و یک روش کاملتر برای برنامه ریزی پروژه است و اگر فعالیتهای پروژه وزمان معین باشد از این روش برای زمان بندی استفاده می شود و ابزار برنامه ریزی دراین روش منتهی برنمودارهای شبکه است .

3- روش ارزیابی و بازنگری پروژه ها :

ابداع این روش به موارات ابداع cpm  است

اساس روش پرت است

PERT(Project Eraduation & Review Technique )

اساس روش پرت براین متکی است که رویدادهای که لازم است درتاریخ معینی به وقوع پیوند تاکل پروژه درتاریخ مشخصی تکمیل می شود را تعیین نمود.

اساس این روش هم متکی بر نمودارهای شبکه ای است

                                                                       1 - معین

تقسیم بندی فعالیتهای پروژهاز نظر نوع فعالیت 

                                                                       2- احتمالی

                                                                                 1- معین                              CPM

تقسیم بندی فعالیتهای پروژه ازنظرزمان انجام فعالیتها

                                                                                2 - احتمالی                         PERT

 


                                                                                                                         GERT

1-   تعریف شرح اجزای کار: (w.b.s ) work Breakdown  Structure

2– فعالیت شکست بر اساس محصول       2 – وظیفه ای

w.b.s  یک ساختار سلسله مراتبی است که ترتیب اجزای یک پروژه را نشان می دهد w.b.s ساختار پروژه  را در سطوح مختلف نشان داده بطوریکه در سطح صفر کل پروژه ودر سطوح پائین تر اجزای پروژه نشان داده می شود.

Project    Level  0

                                                                                          

 Project  3           project  2               project  1          Level 1                                                     

3

2

1

 3

2

 1

3

2

1

                            1-

   مجموعه فعالیتها   2-

 

 

  ( n فعالیت )      و . . .

                     n   -

 نکته یک : تعداد سطوح شکست پروژه به اندازه پروژه و سطح کنترل آن بستگی دارد .

نکته دو  : سطوح آخر شکست شامل فعالیتهایی خواهند بود که معین و قابل برنامه ریزی و کنترل باشد .

نکته سه : بطور معمول حداکثر تعداد سطوح شکست در پروژه ها پنج سطح ( Level ) می باشد .

نکته چهار : چنانکه تعداد شکست خیلی زیاد باشد مدیریت و کنترل پیچیده تر شده ، بنابراین تعداد سطوح بسته به ماهیت هر پروژه باید معقول و منطقی باشد .

2- انواع W . B . S   :

1- W.B.S   محصول                    Product   Oriented

2- W.B.S    وظیفه ای             Funtional   Oriented      

3- W.B.S    ترکیبی                    Oriented     Complex           

1-   در این روش شکست پروژه به عنوان یک محصول در نظر گرفته می شود و در سطوح بعدی آن را به محصولات و یا اجرای فیزیکی قابل محصول می شکنیم و وقتی به کوچکترین عامل شکست رسیدیم فعالیتهای اجزای تشکیل دهنده آنرا یادداشت می کنیم .

2-   در این روش کلی پروژه در سطح صفر قرار می گیرد و مجموعه ای از گروه فعالیتهای مشابه زیر پروژه ها را تشکیل می دهند .

مثال :

الف )- پروژه راهسازی

ب ) - پروژه آبرسانی

ج) – پروژه احداث کارخانه                                                     

د ) – پروژه احداث مجتمع ساختمانی                                            

پروژه راهسازی مسیر A , B

                                                                                                              

مسیر A - E

مسیر D - B

مسیر E - B

                                                                                    

                                                                                         

روسازی

زیرسازی

ابنیه

 

عملیات مهندسی

ونقشه برداری

 

 


                عملیات مهند              ابنیه                زیرسازی         روسازی

                ونقشه برداری

نقشه های تراز

نقشه توپوگرافی

پل 3

پل 2

 

پل 1

 

 

 


 

FACP      

عملیات تأمین

عملیات ساخت و اجراء

طراحی ومهندسی

 

ساختمانها ومحوطه سازی

نصب وراه اندازی

تأسیسات الکتریکال

اجرای مکانیکال

طراحی مربوط

به بهره برداری

طراحی مربوط

طراحی مربوط به ساختمانها

اداری

ساختمانهای تولید

محوطه سازی

پشتیبانی

 سازمان انجام پروژه :Organization Breakdown structure    

 پس از تدوین w.b.s  پروژه لازم است سازمان اجرای پروژه نیز تعریف می شود در واقع در سازمان انجام پروژه سیاستهای کاری ومسئولیتها تعیین می گردد.

  ذینفعان پروژه :

افراد زیر ذینفعان اصلی پروژه راتشکیل می دهند

1-   مدیر پروژه : که در واقع در رأس پروژه قرار دارد و نقش رهبری پروژه دارد.

2-   سرپرست پروژه : شخصی که رابط بین مدیر پروژه و عوامل اجرای را ایفا می کند.

3-   مسئولین اجرای پروژه : افرادی که به عنوان عوامل صف اجرای فعالیتها را به عهده ذارند.

4-   مشتری پروژه : فرد یا سازمانی است که محصول نهائی اجرای پروژه را تحویل می گیرد.

5-   مدیران منابع : کسانی که فراهم کننده منابع لازم برای اجرای پروژه را بر عهده دارند.

 

وظایف مدیر پروژه :

   1-             هدایت تیم پروژه و رهبری آن

   2-             توجیع اعضای تیم پروژه با برنامه ریزی وکنترل پروژه

   3-             اخذ موافقتهای مربوط به کلان و طرح پروژه

   4-             انتشار گزارشات وضعیت پیشرفت پروژه نسبت به برنامه اولیه

   5-             رفتارمناسب با درخواستها ، تعدیلات و تغییرات طرح پروژه

   6-             تسهیل روابط بین اعضاء و سرپرستان پروژه

   7-             رفع موا نع تیم اجرای پروژه

   8-             برقراری ارتباط با سرپرستان پروژه و اخذ گزارشات از آنان و همچنین ارائه اطلاعات تحلیل شده به آنان

   9-             برقراری ارتباط با مشتری پروژه

10-             برگزاری جلسات تیمی

11-             انتشار گزارش نهائی پروژه

وظایف سرپرستان پروژه :

1-   اطمینان از دسترسی عوامل اجرای پروژه به منابع مورد نیاز جهت انجام فعالیتهای تحت سرپرستی

2-   گرفتن تعهد ازمدیران منابع برای حمایت از تیم اجرای پروژه

3-   تهیه و بررسی گزارشات پیشرفت فیزیکی پروژه

4-   بررسی مشترک پیشرفت پروژه همراه با مدیر پروژه

5-   انعکاس برنامه اجرای پروژه و تشریک مساعی در راستای حل مشکلات

6-   همراهی مدیر پروژه در تمامی مراحل تهیه برنامه کنترل ، اجراء ودفاع از نتایج پروژه

 وظایف مشتری پروژه :

1-    مشتری باید تصویر واضحی از نیازها و شرایط خود را به مدیر پروژه ارائه نماید .

2-    بررسی و تصویب منشور اولیه پروژه

3-    آگاه نمودن مدیر پروژه از تغییرات و یا تصمیمات تأثیرگذار بر محصول پروژه

4-    تصویب تغییرات مورد نیاز در پروژه

5-    بررسی گزارشات وضعیت پیشرفت فیزیکی

6-    ارزیابی محصول نهائی پروژه و تحویل آن

وظایف عضو تیم  :

1-   ارائه نکته نظرات فنی

2-   ارائه پیشنهادات به تیم پروژه جهت تولید محصولات با کیفیت و به موقع و با قیمت مناسب

3-   اطمینان از تکمیل به موقع آن قسمت از کار پروژه که بر عهده وی واگذار شده است .

4-   انتقال مسائل و مشکلات پروژه به مدیران پروژه

5-   مشارکت در فرآیند برنامه ریزی پروژه

6-   آگاه کردن حوزه سرپرستی خود از اخبار پروژه در صورت لزوم

7-   متعهد ساختن خود نسبت به پروژه

8-   کمک به حرکت پروژه در مسیر خود