محاسبه درصد پیشرفت پروژه ها
ساعت ۸:۱٧ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٠/٤/۱٩ : توسط : اکبر دریادل

درصد پیشرفت فیزیکی

در یک پروژه دو تا فاز داریم یکی  planning  ویکی  control  ،مابایستی فاز اولی رو کامل کنیم بعد به سراغ فاز دوم بریم . تا برنامه مون کامل نباشه نمیتونیم درست اجراش کنیم (بدبختیمون همینه ) ولی بیشتر وقتمون رو صرف اجرا میکنیم و یک هزارم اون رو صرف برنامه ریزی نمیکنیم . بعدش هم در اواسط فاز اجرایی میخواهیم مشکلات پروژه با گرفتن یک جلسه حل کنیم ولی از کوتاهی در فاز اولی غافل بودیم . دیگه برمیگرده به همون ضرب المثل که میگه خشت اول گر نهد معمار کج تا ثریا میرود دیوار کج. وهمیشه در خیلی جاها عجله برای اجرا داریم ولی هیچوقت عجله برای یک برنامه ریزی دقیق وحساب شده نداریم . علل موفقیت کشورهای پیشرفته هم اینه که اونا بر عکس ما عمل میکنن.

توضیح مختصر جهت یاد آوری : فاز planning  در نرم افزار  MSP

1-      تعریف تقویم و پروژه وارد کردن فعالیتها و فاز بندی و وارد کردن زمان فعالیتها

2-      وارد کردن منابع و تخصیص وتسطیح منابع

3-      گرفتن  Baseline و تهیه نمودارS  برنامه ای

4-      دادن برنامه کاری به گروههای اجرایی و مدیر پروژه

فاز اجرایی ((control

در این فاز نیروی اجرایی کار انجام داده و گزارش کارکردش را به قسمت کنترل پروژه ارسال میکند . حال به روزآوری فعالیتها با update task  انجام گرفته و سپس rechdule  انجام میگیرد . یعنی برنامه ریزی مجدد انجام میشه چون باید دوباره به گروه اجرایی برنامه داده بشه .

یادتون باشه اساس نرم افزار  msp  زمان هست و برای سنجش فیزیک کار بایستی اقدامات زیر انجام گیرد :

 درصد پیشرفت فیزیکی در نرم افزار msp

بنا به نیاز بسیاری از دوستان به توضیح آن میپردازم : ابتدا به درصد وزنی نیاز داریم . چون زمان همواره دستخوش تغییرات است یعنی  در اکثر اقات زمان واقعی با زمان برنامه ای یکی نیست نمیتوان به درصد پیشرفت زمانی وکاری اعتماد کرد.پس بایستی در پایان فاز برنامه ریزی درصد هر فعالیت را مشخص کرد و این  درصد تا پایان پروژه ثابت است که به آن درصد وزنی گفته میشود و چند راه برای به دست آوردن آن وجود دارد . میتوان 1- زمان هریک از فعالیتها را به کل زمان پروژه بعنوان وزن ثابت  آن فعالیت  در نظر گرفت 2-  نفر ساعت هر فعالیت را به کل نفر ساعت پروژه بعنوان وزن آن فعالیت در نظر گرفت3- بودجه هر فعالیت را به کل بودجه بعنوان وزن هر فعالیت در نظر گرفت 4- از روش تجربی وبطور تجربی برای هر فعالیت وزنی تعریف کرد . موارد فوق راههای بود که به ذهنم رسید. و بیان نمودم . حال برخی از کسانی که در زمینه برنامه ریزی وکنترل پروژه کار میکنند اوزان فیزیکی را در نرم افزار اکسل وارد کرده و با استفاده از فرمول درصد فیزیکی هر فعالیت را با توجه به وزن آن مشخص میکنند. در این روش فقط به درصد پیشرفت فیزیکی میرسیم و تنها مزیتش سادگی آن است .

من این روش را توصیه نمیکنم با نرم افزار مایکروسافت پروجکت میتوان براحتی این اعمال را انجام داد حال به توضیح آن میپردازم :

1-   قدم اول ایجاد یک ستون Number1  بنام درصد وزنی یا Weight Factor  و  کلیک راست بر روی ستون و در قسمت roll up  گزینه sum  را انتخاب نمائید.

2-   سپس ستون  number 2 را ایجاد کرده بنام % plan phy درصد فیزیکی برنامه ای . حال بایستی این ستون را به زمان و درصد وزنی ارتباط دهید چون باید بدانی در هر بازه زمانی چقدر از درصد وزنی (فیزیکی ) باید تکمیل شود؟ بنا براین کلیک راست روی ستون %plan  انجام دهید و در قسمت فرمول  w.f *%com/100  را انجام دهید . و در roll up   گزینه sum را انتخاب نمائید.

3-   مرحله بعد بایستی فیل فیزیکی واقعی را ایجاد نمائید. حال  number3  را ایجاد کرده و نام آنرا %act.phy مینامیم . و این فرمول را در قسمت فرمول بنویسید : w.f *phy . comp/100 منظور از phy. Comp  فیلد مربوط به خود نرم افزار است که بایستی آنرا اضافه نمایید.

توضیح بیشتر : با این روش شما هم قادر به درصد فیزیکی برنامه ای و واقعی و هم بدست آوردن تاخیرات وبه روز آوری پروژه خواهید بود .

حال به یک مطلب دیگه اشاره کنم فرض کنیم شما تو یه پروژه قراره مثلا 1000 متر کار بشه و شما 10 تا فعالیت دارین پس باید ببینید که در فعالیت چند متر کار میشه که  این رو به درصد بیان کنید چون شما با درصد انجام کار سروکار دارین نه متراژ وحجم کار. پس اول برای هر فعالیت وزن آنرا بدست آورید و بعد به وارد کردن واقعیات بپردازید.

 

روشهای بروز رسانی برنامه زمانبندی در نرم افزار های کنترل پروژه معمولا به ثبت تاریخهای Actual Start  و Actual Finish  ، ثبت درصد پیشرفت و بروز رسانی Resource  ها محدود می شود . ولی زمانی که درصد پیشرفت فیزیکی و وزن دهی به میان می آید قضیه کمی پیچیده تر می شود . اکثردوستان برای حل این مشکل و بدست آوردن درصد پیشرفت فیزیکی از دو روش استفاده می کنند.

1-در روش اول جدول Weight Factor   ها در نرم افزار اکسل تهیه می شود و برای هر فعالیت یک وزن ریالی یا زمانی یا ترکیبی از ریالی- زمانی (مثلا 60 در صد ریالی و 40 در صد زمانی ) در نظر گرفته می شود. پس از ثبت درصد پیشرفت در نرم افزار بایستی در صد پیشرفتهای فیزیکی نیز مجددا در این فایل اکسل و در مقابل هر فعالیت پبت گردد و با فرمول دهی کردن به این کاربرگ اکسل در صد پیشرفت برای Summary  ها و در نهایت کل پروژه بدست آید. مشکل بزرگ این روش همان مشکل بودن کار و دوباره کاری در ثبت درصد های پیشرفت می باشد.

2-در روش دوم یک Resource  مجازی به عنوان Weight Factor  تعریف می شود و به تمامی فعالیتهای پروژه تخصیص داده می شود.در این  مجازی Budgeted Unit   هر فعالیت درحقیقت نشان دهنده میزان Weight Factor  این فعایت می باشد.پس از بروز رسانی و ثبت Actual Unit  برای هرفعالیت در صد پیشرفت Resource  در حقیقت در صد پیشرفت پروژه را نشان می دهد . ولی این روش نیز با مشکلاتی در زمان بروز رسانی مواجه می باشد .مثلا حتما باید تنضیماتی رو که میگه هر زمان Resource  بروز رسانی شد Activity  هم بروز رسانی شود رو بردارید وگرنه فعالیت شما ناخواسته بروز رسانی می شود.

فکری که به نظر بنده در خصوص وزن دهی و بدست آوردن در صد پیشرفت فیزیکی باوزن دهی هزینه ای در نرم افزار Primavera Enterprise 5  رسید استفاد ه از Expense   ها بود.(Expense در حقیقت منبعی است که در هیچ کدام از 3 دسته Labor و Nonlabor  و Material  نمی گنجد . یک نوع منبع با نوع نامشخص ) در فایل ضمیمه مقاله میتوانید شرح مفصلی از چگونگی انجام این کار روببینید.

خوشحال میشم اگه دوستان نظر اتشون رو در رابطه با استفاده از این روش بگن تا من هم از تجربیات شما استفاده کنم.