ERP

نظر به هزینه های بسیار بالای پیاده سازی ERP در سازمانها ، اغلب آنها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازی ERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم کسب کنند و به دنبال آن کاهش چشمگیر هزینه ها را داشته باشند.

 

جهانی شدن رقابت سازمانها و شرکتها جهت عرضه محصولات و خدمات خود، آنها را ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی کرده است .یکی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات در سازمان دارد و از شروط اصلی پیوستن به بازارهای جهانی است، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP ) است. این سیستم هم اکنون به عنوان جدیدترین و موثرترین ابزار برنامه ریزی کل منابع سازمان مطرح بوده و شامل یک نظام بهم پیوسته اطلاعاتی، مهندسی و مدیریتی است که همه نیازهای یک سازمان را با نگرشی فرایندی ( در جهت نیل به اهداف سازمان و یکپارچه سازی تمام عملیات ) برآورده می کند. ERP با یک نگاه متفاوت روند کلیه فعالیتهای شرکتها را از حالت وظیفه گرایی به فرایند محوری تغییر جهت می دهد.

پیاده سازی ERP علاوه بر پرهزینه و وقت گیر بودن، با ایجاد تغییرات بنیادین در فرایندها باعث ایجاد تنشهایی در اکثر بخشهای سازمان می شود که اگر سازمان بدون توجه و اطلاع از مشکلات و چالشهایی که هنگام پیاده سازی ERP با آنها مواجه خواهدشد، اقدام به پیاده سازی کند، قطعا با شکست مواجه خواهدشد.

این مقاله سعی کرده است با استفاده از یک دهه تجربه تحلیل ،طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی در یکی از صنایع بزرگ کشور ،به عمده مشکلات ، محدودیتها و چالشهای پیاده سازی سیستم های یکپارچه و یا به عبارتی برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) بپردازد و ضمن ارایه راهکارهای تجربی برای برخورد با مشکلات طرح شده، طرحی پیشنهادی برای پیاده سازی سیستم های یکپارچه در سازمانها ارایه کند.

● مقدمه

در عصر کشاورزی نیروی بازو عامل بقا و ماندگاری بشر در عرصه کار و زندگی محسوب می شده است. در انتهای این دوران که حدود 29000 سال به طول انجامید ،ابزار به معنای واقعی اختراع و به دنبال آن دستورالعملهای کار با آن تدوین شد، که همین عامل سرمنشاء اصلی ورود انسان به عصر صنعتی بود . ابزار، باعث تحول و رشد انسان در تمامی عرصه های علمی ،اقتصادی،پزشکی،کشاورزی ،اجتماعی و..... شد و در این دوره که بیش از 500 سال به طول انجامید هر دو مقوله اطلاعات و فناوری رشدی بسیار فزاینده ای داشتند. به طوری که انسان را به اوج پیشرفت در عرصه صنعت رساند. در عصر انقلاب صنعتی، هم اطلاعات و هم فناوری عرصه رقابت را از هم ربوده بودند ولی جای خالی ارتباطات کاملا محسوس بود. نبود ارتباطات مناسب در طول دوران صنعتی با عث شد تعداد قابل ملاحظه ای از نوآوریها چندین بار وحتی با چند دهه اختلاف کشف و اختراع شوند . در این مقطع انقلاب ارتباطات رخ داد و اطلاعاتی که هزاران سال در قالب کتاب در قفسه های کتابخانه ها محبوس بودند نفس راحتی کشیدند و خود را کمتر از چند ثانیه به دست جویندگان علم رساندند.

هم اکنون به لطف ارتباطات علم انسان هر دوسال یکبار دو برابر و به واسطه همین افزایش ، داناییش نیز فزون می شود، به طوری که دیگر بدون تحقیق و مقایسه دست به ریسک نمی زند .مشتری امروز دیگر از تخت پادشاهی پایین آمده و شریک تولید کننده شده است . مشتری حق انتخاب پیدا کرده است و براحتی توسط تولید کننده شکار نمی شود. وی تنوع طلب است ،باید نیازمندیهای معقول و حتی غیر معقول او برآورده شود. دیگر مشتری، خودروی کارخانه فورد را که رنگ آن بنا به سلیقه شخصی مدیرعامل آن شرکت همیشه مشکی طراحی می شده است خریداری نمی کند وحق انتخاب، این قدرت را به او داده است که تولید کننده را وادار کند هم بازار و هم نیاز وی را بصورت علمی مورد تحقیق و تفحص قرار دهد . هم اکنون 70 درصد سازمانها و شرکتهای مطرح دنیا در آمریکا و اروپا قادرند با استفاده مهمترین ابزار فناوری اطلاعات و ارتباطات یعنی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی مراحل مختلف منبع و بازاریابی ، تولید ، توزیع و خدمات پس از فروش را بصورت کاملا مجزا و در یک گستره جغرافیایی وسیع و بعضا در دفترهای مجازی انجام دهند.

● وضعیت ایران

در ایران، سالانه شاهد برگزاری دهها همایش و سمینارهای معرفی ERPو مزایای آن هستیم ولی با استفاده از نتایج مقالات و تحقیقات صورت گرفته اقدام عملی خاصی انجام نداده ایم .آیا مشکل ، کمبود تجهیزات است و متخصص می دانیم که به دلیل عبارت همیشه تکراری «پهنای باند ناکافی»_ واحد اطلاعات اکونومیست در رده بندی سال 2006 اعلام کرده است در میان 68 کشوری که در گزارش آمادگی کشورها در زمینه ICT مورد ارزیابی قرار گرفته اند، ایران با شش پله سقوط نسبت به سال 2005 از مکان 59 به 65 تنزل پیدا کرده است و همچنین طبق گزارشهای معتبر جهانی که هفتمین گزارش EIU در زمینه ICT ارایه نموده است، کشورهای در حال توسعه با سرعت بیشتری نسبت به کشورهای توسعه یافته در حال رشد هستند. به طوری که اگر رتبه بندی کشورها به سه دسته 20 کشور بالا ، 20 کشور میانی و 20 کشور پایینی تقسیم شود مشاهده می شود که شاخص 20 کشور اول تنها 5/2 درصد رشد داشته در حالی که 20 کشور میانی 06/0 درصد پیشرفت داشته اند و 20 کشور آخر به طور متوسط با رشد قابل توجه 09/0 درصد مواجه بوده اند . حال با توجه به گزارش فوق جایگاه ما در این رده بندی کجاست ؟ و عامل اصلی سقوط 6 پله ای کشور ما چیست و چه عواملی باعث اینهمه تنزل در توسعه فناوری شده است ؟_ متاسفانه سوالها بسیار است و پاسخها مبهم _

در ادامه ابتدا به بررسی عواملی پرداخته می شود که باعث بحران در سیستمهای اطلاعاتی موجود سازمانها شده است، سپس به چالشهای پیاده سازی ERP می پردازیم و بعد، طرح پیشنهادی تهیه سیستمهای یکپارچه سازمانها ارایه می شود.

1) فناوری با کمترین احساس نیاز وارد کشور شد و مورد استفاده ناصحیح قرار گرفت .

ضرب المثل معروف نیاز، مادر اختراع است را همه شنیده ایم. آیا در سازمانها و شرکتهای بزرگ کشور نیاز به داشتن فناوری واقعا بطور کامل حس شده بود که بی حد وحصر وارد سازمانها شد؟ وظیفه فناوری در کجای فرایندهای قدیمی و دستی شرکتها و سازمانهای کشور تعریف شده بود؟ آیا فناوری آمده بود که همان سیستم های حتی مکانیزه دستی نشده را سرو سامان دهد یا اینکه تواناییهای دیگری هم داشت؟ کدام سازمان بر اساس توانمندی فناوری، سیستم های خودراتحلیل، طراحی و پیاده سازی کرد ؟ چه کسانی در سازمانها بطور کامل بر توانمندی فناورهای وارد شده واقف بودند ؟ استفاده از این فناوری بیشتر جنبه کاربردی داشت یا تبلیغاتی ومد ؟_ و آیا مدیران ارشدی که به زحمت قادر به خاموش و روشن کردن کامپیوترها بودند می توانستند توانمندی این سیستم را در فرایند تولید حس کنند؟ هنوز هم در بعضی از سازمانها هیچگونه نیازی به داشتن سیستم های برنامه ریزی حس نمی شود، ولی در برخی از آنها نیاز کاملا مشهود است. سازمانهایی که احساس نیاز کرده اند، می توانند ابتدا باتشکیل یک تیم با تجربه از شرکتهای صاحب نظر ، گروهIT و کارشناسان مرتبط سازمان، به امکان سنجی پذیرش ERP اقدام کنند.

2) در سازمانها سیستمهای موجود دستی، مکانیزه شد نه فرایندهای صحیح کاری

اکثرسازمانها و شرکتهای بزرگ کشور، دهه های اخیر فقط توانسته اند برای سیستم های قدیمی و دستی خود بطور جزیره ای نرم افزار تهیه و آنها را مکانیزه کرده و در قالب رایانه های منفرد و یا تحت شبکه اجرا کنند .

تجربه نشان داده است در صورتی که یکسری داده از چندین کانال ارتباطی وارد نرم افزارها شود، اختلاف عمیق در اطلاعات و گزارشهای حاصل شده به وجود خواهد آمدو به دنبال آن داده ها با افزونگی وناسازگاری مواجه خواهند شد. خلاصه اینکه سازمانها ، به جای تهیه سیستم بر مبنای توانمندی فناوری و فرایندهای بهینه ، برای همان سیستمهای قدیمی ،سنتی و دستی موجود، نرم افرار تهیه کردند که این تغییر روند، بدور از هدف اصلی مکانیزه کردن سیستم ها بود و در عمل هیچ اتفاق خاصی جهت بهبود سیستم و یکپارچه کردن آنها صورت نگرفت.

3) هزینه های اجرای این سیستم و مدت زمان بازگشت سرمایه زیاد است.

نظر به هزینه های بسیار بالای پیاده سازی ERP در سازمانها ، اغلب آنها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازی ERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم کسب کنند و به دنبال آن کاهش چشمگیر هزینه ها را داشته باشند. ولی چنین امری در بدو امر امکان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرایند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز شود.

در اکثر سازمانهای بزرگ دولتی کشور به دلیل هزینه بسیار بالای تهیه سیستم های یکپارچه وبه تبع آن عدم برنامه ریزی کل منابع سازمان بطور یکپارچه، توانایی محاسبه قیمت تمام شده محصولات و خدمات وجود نداشته و بعضا سازمانها بدون داشتن قیمت واقعی وحتی با متحمل شدن ضرر به فروش مجصولات خود اقدام می کنند.

4) ساختار سازمانی اکثر سازمانهای کشور غیر منعطف است.

ERP یک سیستم فرآیند نگر است و این نوع دیدگاه در تناقض با روند انجام فعالیتهای اکثر سازمانها و شرکتهای کشور که بصورت وظیفه ای انجام می شود است. دید فرایندی به روند تولیدات یک شرکت ، بعضا باعث تغییر ساختار آن سازمان می شود که در بیشتر مواقع در میان کارکنان و حتی مدیران ارشد آن سازمان تنش ایجاد می کند. بنابراین سازمانی موفق خواهد بود که قابلیت تغییر ساختار سازمانی و فرایندهای کسب و کار را در جهت انطباق با فرآیندهای بهینه داشته باشد.

5) فرایندهای موجود سازمان با فرایندهای بهینه ERP تطابق ندارد.

اگر نتیجه کارشناسی امکان سنجی پذیرش ERP در سازمان های بزرگ ایران ، خرید سیستم ERP را بر تهیه و ساخت آن ترجیح دهد آن وقت این سوال مطرح است که آیا مجموعه نرم افزارهای ERP با وضع سیستم ها و فرایندهای موجود سازمان، تطابق دارد ؟ در صورت تطابق نداشتن، مطمینا در روند پیاده سازی ERP اختلال ایجادمی شود که این اختلال می تواند عامل وقفه و یا شکست اجرای ERP باشد. در چنین شرایطی سه روش وجود دارد:

الف) سازمان یا شرکت خریدار باید فرایندهای موجود خود را تغییر و تلاش کند فرایندهای خود را با سیستم ERP مطابقت دهد. در این حالت تغییرات عمده ای در ساختار سازمانی ، وظایف وجایگاه شغلی کارکنان ،مسیولیتها ، نحوه کار و روشهای انجام کار ایجاد می شود و به عبارتی لازم است فرایند مهندسی مجدد در سطح شرکت اجرا شود که به نظر می رسد اگر سازمانی واقعا تصمیم به پیاده سازی ERP گرفته است و می خواهد ریسک شکست را به حداقل برساند می بایستی یک انقلاب فرایندی به وجود آورد و ابتدا فرایند مهندسی مجدد را در سازمان خود اجرا کند، سپس به به پیاده سازی ERP اقدام کند.

ب) بسته نرم افزاری موجود باید بر اساس شرایط خاص آن شرکت تغییر داده شود . در این حالت احتمال بروز مشکلات در نرم افزار افزایش می یابد و به علاوه اشکالات خاصی را در به روزرسانی نرم افزار در نسخه های بعدی ایجاد خواهد کرد، زیرا نسخه های بعدی نیز باید به صورت خاص و سفارشی تولید شوند.

ج) ERP و فرایندهای سازمان وبرای کم کردن فاصله انطباق به سمت هم حرکت کنند .تجربه نشان داده است اگر سازمانها بخواهند از روشهای بهبود مستمر استفاده کنند و همزمان هم فرآیندهای خود و هم سیستم ERP را طبق نیازمندیهای خود تغییر دهند هر دو مقوله (هم ERP و هم فرایندها) آسیب خواهد دید.

6) تبدیل داده ها یکی از معضلات بزرگ در پیاده سازی ERP است.

انتقال داده ها از سیستم های جزیره ای قبلی به سیستم ERP ، علاوه بر تحمیل هزینه بر سازمان یکی از مراحل بسیار حساس پیاده سازی ERP است که عموما منجر به شکست پروژه می شود، چرا که به دلیل داشتن یک پایگاه داده مجتمع و سیستم های نرم افزاری کاملا یکپارچه، بین اجزای سیستم ERP، هم از نظر ارتباطات داده ای و هم نرم افزاری، ایجاد شده است و در مرحله انتقال داده ها ازسیستم های قدیم که ساختاری کاملا متفاوت با ساختار نرم افزاری ERP دارند یکسری از فضاهای اطلاعاتی این سیستم بنا به متفاوت بودن ساختار سیستم جدید مقدار نمی گیرند(خالی می ماند) که نتایج و گزارشات حاصل از اجرا دارای خطای بسیار زیاد و دور از واقعیت بوده که همین موضوع سازمان را با مشکلات عدیده ای روبرو خواهد کرد. شکایات کاربران و نارضایتی مدیران ارشد از عملکرد سیستم در این مرحله بسیار مشهود است و اگر بطور منطقی وعلمی با اینگونه مشکلات برخورد نشود، شکست پروژه قطعی است. برای جلوگیری از بروز اینگونه مشکلات می بایستی یک تیم بسیار قوی از کارشناسان IT و کارشناسان مرتبط با عوامل اجرایی تشکیل، تا نسبت به نحوه انتقال داده ها بصورت صحیح تصمیم گیری شده و فضاهای بدون مقدار قبل از اجرای سیستم طوری ترمیم شوند که روی عملکرد کلی سیستم کمترین تنش وارد شود .

7) هزینه های جانبی تحمیلی بر سازمان هنگام اجرای ERP سنگین است.

▪ هزینه آموزش :

به دلیل یکپارچه بودن سیستم ERP و نظر به اینکه کابران در بخشهای مختلف شرکت با یک سیستم یکپارچه کار می کنند ، لازم است درک بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا کنند . کاربران باید طوری توجیه و آموزش ببینند که درک کنند هر داده ای که وارد سیستم می کنند بر روی کل سیستم اثر گذار خواهد بود . بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شرکت از طریق این سیستم برای کاربران کاملا تشریح شود . تجربه نشان داده است در صورتی که آموزش کار با سیستم های بزرگ به خود کاربران واگذار شود، نتیجه مطلوبی حاصل نخواهد داشت بنابراین باید طبق یک برنامه ریزی دقیق برای کاربران کلاس آموزشی برگزار کرده و پس از پایان دوره برای آنها گواهینامه کار با سیستم صادر کرد.

/ 0 نظر / 12 بازدید