اظهارنامه و فرآیند اعطای جوایز

اکثر متقاضیان در اولین مراحل تهیه اظهارنامه تمامی تلاش خود را بکار می برند تا بهترین اظهارنامه ای را که می توانند تهیه نمایند . در نظر گرفتن نقش اظهارنامه در برنامه ریزی برای پیمودن راه پیش رو ، از اهمیت شایانی برخوردار است . این نقش ها را می توان از نقش محسوس تا غیر محسوس دسته بندی کرد. هر یک از این نقش ها در زیر توضیح داده شده است:

1-اولین مرحله یک ارزیابی دقیق :

یک دیدگاه این است که هدف اصلی اظهارنامه عمدتا پیش نیاز و نقطه ورود به مرحله بازدید از محل می باشد. یک اظهارنامه 100 صفحه ای هر قدر جامع باشد ، باز نمی تواند به اندازه بازدید از محل موضوعات بیشتری را تحت پوشش قرار دهد. در مرحله ارزیابی اظهارنامه ، ارزیابان از تمامی تجربه و حسر شان در ارزیابی سازمان استفاده می نمایند و بدین ترتیب دستور کار بازدید از محل براساس نتایج بدست آمده از اظهارنامه رقم می خورد. این امر تا حدی درست می باشد که بازدید از محل دقت و ارزش گزارش بازخورد را بهبود بخشیده و در بیشتر موارد موجب تغییر امتیازات می شود . چنین تغییری معمولا نه همیشه مثبت بوده و افزایش می یابد. ارزیاب ها بدین ترتیب ارزیابی اولیه خود از اظهارنامه را انجام داده و نخستین برداشت های آنان شکل می گیرد. پس از برگزاری جلسه اجماع نظر بر روی اظهارنامه توسط تیم ارزیاب ، آنان فهرستی از نکات قابل بررسی که تمایل دارند در بازدید از محل مورد بررسی قرار دهند ، خواهند داشت . نکات قابل بررسی در بازدید ، معمولا ، نواحی ای که میزان و نحوه جاری سازی رویکرد در مورد آنها کاملا واضح نیست و یا مواردی که نتایج آنها مفقود بوده یا احتمالا رویکردهایی که از نقطه نظر ارزیابان در مورد سازمان متقاضی بسیار بنیادین بوده و از همین رو مایلند از صحت و درک خود در باره آنها اطمینان حاصل نمایند خواهد بود . تمامی این اطلاعات از ارزیابی اظهارنامه سازمان بدست آمده و درک موضوعات کلیدی (Key Themes)  و ایجاد تصویری روشن و جامع از سازمان را تسهیل می نماید.  بین دو تصویری که ارزیابان از سازمان بدست می آورند ، یعنی اظهارنامه و بازدید از محل ، می بایست تعادل برقرار شود. نبایستی فراموش کرد که اگر مطلبی در اظهارنامه از قلم افتاده باشد ، می توان آنرا در طی بازدید از محل به ارزیابان ارائه نمود، البته این در صورتی است که نکته یا کار مزبور ، مربوط به تاریخ بعد از تحویل اظهارنامه باشد.

 2-شانس شما در ایجاد تاثیر اولیه مناسب در ارزیابان:

تیم ارزیابی که برای هر سازمان از سوی دبیرخانه جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی تعیین می گردند، زمان بسیاری را به بررسی اظهارنامه آن سازمان اختصاص خواهند داد. در ابتدا هر یک از اعضای تیم مزبور بیش از 20 ساعت را صرف ارزیابی انفرادی اظهارنامه ، علامت گذاری بخش های مهم و ثبت نکاتی در حاشیه آن خواهند نمود. سپس مجموعا دو روز را به دست یافتن به اجماع (Consesus)   نظر ارزیابان و مشخص کردن موارد قابل بررسی در بازدید از محل اختصاص می دهند . در پایان ارزیابی ، آنها به خوبی خود سازمان ، با سازمان آشنایی حاصل می نمایند. مناسب بودن و دقت در تنظیم اظهارنامه ، بی تردید براحساس ارزیابان نسبت به کل سازمان تاثیر بسزایی خواهد گذارد . ارزیابان از همان لحظه که اظهارنامه را بازمی کنند . تلاش می کنند تا بینش خاصی را نسبت به سازمان در خود ایجاد نمایند و همگی به خوبی می دانیم که هر سازمان تنها یک بار این شانس را دارد که نخستین تاثیر مناسب را در ارزیابان ایجاد نماید . لذا اظهارنامه باید کاملا روشن و واضح بنظر رسیده ، بخوبی ارائه شده ، جامع بوده و عاری از پیچیدگی باشد. بخشی از کار سازمان این است که با بکارگیری چیدمانی واضح ، استفاده از عناوین و ارجاعات مناسب ، تا حد امکان وظیفه ارزیابان را تسهیل نماید. برای این منظور ، مسئولین سازمان باید باصطلاح ، خود را جای ارزیابان بگذارند و از منظر آنها به مسئله نگاه کنند.

 3-فرصتی برای شناسایی موضوعات و مسائل کلیدی سازمان و موارد قابل بررسی بازدید از محل:

واقعیت این است که سازمان از طریق مطالبی که در اظهارنامه خود بیان می کند ، و البته مطالبی که جای آنها در مدرک مزبور خالی است ، دستور کار تیم ارزیابی را برای آنها تعیین می نماید . بنابر این سازمان باید موضوعات کلیدی خود را مشخص کرده و تا جایی که عملا امکان دارد ، رویکردها و نتایج خود را به آن موضوعات مرتبط نماید . تیم ارزیابی قطعا مایل است که نکات کلیدی را از لحاظ عملکرد و استقرار صحه گذاری نماید. به این ترتیب مسئولین سازمان در حین تصمیم گیری در مورد نکاتی که بایداز اظهارنامه حذف شود، عملا نکات مورد بررسی در بازدید از محل را از قبل تنظیم می نماید.

 4-بعنوان بخشی از خود ارزیابی :

مسئولین سازمان در طی فرآیند تهیه اظهارنامه بارها و بارها با پی بردن به مسائلی مطلوب و نامطلوب ، غافلگیر خواهند شد. آنها متوجه می شوند که رویکردهایی که فکر می کردند بطور وسیعی در سازمان بکار گرفته می شود عملا رواج قابل ملاحظه ای در سازمان نداشته اند و برعکس ، رویکردهای غیر معمول ، بیش از آنچه که آنان می پنداشته اند در بخش های مختلف سازمان رواج یافته اند. بهتر است اینگونه مطالب و نقاط قوت و زمینه های قابل بهبود در حین تهیه اظهارنامه ثبت گردد و این امر تا انتهای ارزیابی رسمی اظهارنامه به تاخیر نیافتد.

 5- بعنوان بانک اطلاعاتی از تجارب خوب سازمانها:

از آنجا که اظهارنامه ها مبتنی بر مدل تعالی EFQM بوده ، آنها می توانند بعنوان بانکی از رویکردها و نیز نتایجی که در قالب چارچوبی مشخص ، که ارزیابی آنها نیز برهمین اساس انجام شده است ، تلقی گردند. بدین ترتیب شناسایی تجارب خوب از طریق این بانک نسبتا تسهیل شده ، و با توافق متقاضیان و اعمال کنترل های لازم امکان پذیر می گردد.  

 

/ 0 نظر / 9 بازدید