آنچه مدیران باید بدانند

مدیریت یعنی تفویض اختیار
«تفویض، فعالیت کلیدی و اساسی هر مدیری می باشد که برای موفقیت در امور، باید به آن عمل نماید».
یک مدیر ، روز خود را سازماندهی میکند.
«طوری برنامه ریزی کنید که اوقات شما برای کار روی وظایف بسیار مهم باز زمانی هماهنگ شود که کمترین عوامل مزاحمت را در آن بازه زمانی داشته باشید.»
با مدیریت خود، برنامه روز بعد را آماده نمایید.
«یک مدیر موفق بین برنامه روزانه به اجرا درآمده و اهداف مورد انتظارش هر شب مقایسه ای انجام می دهد.»
یک مدیر زمان آرامش خود را سازماندهی میکند.
«در برنامه روزانه خود، ساعات آرامش را بگنجانید، مانند وقتی که با یک مشتری قرار دارید و یا مانند زمانی که در جلسه ای شرکت می کنید.»
به وسیله تفویض اختیار و واگذاری کارها، مدیریت کنید.
«مدیری که خودش کاری را انجام می دهد، تصویر نهایی و احاطه بر کل مجموعه را از دست می دهد.»

فهرست مطالب
مدیریت ذاتی است یا اکتسابی
روش های ایجاد اعتماد بین مدیران و کارکنان
با کارکنان مشکل آفرین یا بدقلق آشنا شوید:
چه زمانی کارگران مشکل آفرین فعال می شوند:
آیا با افرادی کار کرده اید که:
پاسخ به چند سوال مدیران
چرا کارکنان کار نمی کنند؟
وقت کشی
کارکنان در کار خود به دنبال ده مورد هستند.
ده موردی را که افراد در شغل خود می جویند
بینش را با دیگران قسمت کنید
چگونه
خلق بینش
سازمان
مشتری
کارکنان
جهت حرکت
بینش شما چیست؟
رهبری را فرا گیرید
سنجیده رفتار کنید به گونه که بیانگر علاقمندی شما باشد
از قضاوتهای ارزش بپرهیزید
هر چه زودتر جواب دهید
به پیامهای نهفته توجه داشته باشید
موقعیتهائی برای پیگیری فراهم کنید
کارکنان را مطلع کنید
تا می توانید به کارکنان به عنوان افرادی مطلع و آگاه بنگرید
این کافی نیست که شما
به احساسات کارکنان احترام بگذارید
شناسایی عملکرد کیفی
عامل نشاط
یک وقت رشد کارکنان را سد نکنید
به آنچه آموخته اید عمل کنید
به احساسات و عواطف آن ها توجه کنید
برنامه کار یک مدیر موفق «1»
برنامه کار یک مدیر موفق «2»
برنامه کار یک مدیر موفق «3»
برنامه کار یک مدیر موفق «4»
برنامه کار یک مدیر موفق «5»
از وقتتان به شایستگی استفاده کنید.
زمان سرمایه گرانبهایی است
از وقتتان استفاده کنید
استفاده از زمان
مدیریت زمان
دیدگاه
اهداف
دیدگاه شما مهم است
از وقت خود استفاده کنید تا
ساختن سارتین زمان
دزدهای زمان
تلفن
ملاقات کنندگان
جلسات
دفع الوقت
فقدان اولویت گذاری
فشار ضرب العجلها
کاغذها و نامه های اداری
ارتباطات و اطلاعات
تفویض امور
گفتن «نه»
اهداف
انضباط شخصی
اهدافتان را معین کنید
تفاوت بین فعالیتهای فرعی و اصلی
قاعده 80 : 20
مایل به دستیابی چه اهدافی هستید؟
برنامه ریزی
8 دقیقه برنامه ریزی = 1 ساعت زمان ذخیره شده
نتایج و مزایای برنامه ریزی وقت شما چیست؟
اصل نوشتن مسائل
کنترل برنامه ها
کاهش در فشار بر حافظه
انگیزش درونی
تمرکز
بررسی
موفقیت
اسناد
از فهرست برنامه روزانه استفاده کنید
قابل کنترل ترین بخش
همیشه می توانید از نو آغاز کنید
مقدمات برنامه ریزی بلند مدت
برنامه روزانه = اهداف روزانه
وظایف مهم را فهرست کنید
برنامه اضافی
سرمایه زمان
محدوده زمانی وضع کنید
زمان حائل در نظر بگیرید
برنامه زمان شما باید شامل سه دسته شود
تنظیم اولویتها
اولویتها را تعیین کنید
تلاش برای انجام بسیاری موارد در یک زمان
کار روی یک وظیفه در یک زمان = اولویت گذاری واضح
مهم ترین وظایف مقدم است
مزایای اولویت گذاری
یک مشروع بد به معنی یک روز بد است
زندگی مثبتی داشته باشید
سه قاعده مثبت
قبل از کار
قبل از رفتن به خانه
مراقب منحنی فعالیت باشید
خصوصیات همگانی
افزایش فعالیت
وظایف دشوار
وقفه ای برای شارژ مجدد باتری
ده دقیقه استراحت بعد از یک ساعت کار
توقفهای منظم و کوتاه
ورزش، هوای تازه
ساعات سکوت و آرامش را برای خودتان اختصاص دهید
کار خارج از وقت
یک ساعت بدون مزاحمت برای وظایف دشوار
ساعات آرامش و درو؟؟؟ عدم مزاحمت
همیشه در دسترس نباشید
زمان سکوت را سازماندهی کنید
قرار ملاقات و مکالمه برای وقت دیگر
روزتان را سازماندهی کنید
اوقات پر مزاحمت
به وسیله تفویض اختیار و واگذاری کارها مدیریت کنید
مدیریت یعنی تفویض اختیار
با کدام یک از استدلالهای زیر در خصوص محاسن تفویض
امور موافق هستند؟
تفویض: سود برای مدیریت و کارمندان
تفویض و واگذاری موفق، مستلزم دو چیز است
مدیریت بر اساس تفویض
توانایی همکاران
وظایف میان مدت و بلند مدت
فوریت و اهمیت
مراقب وظایف نوع الف باشید
دل به دریا بزنید: از سطل زباله بیشتر استفاده کنید
از برنامه ریزی زمان استفاده کنید
مدیریت موفق زمان
برنامه ریز زمان
برگه های آزاد
کمک حافظه
برنامه ها، فرمها
اندازه – شکل – عملکرد
بخش اطلاعات
مقایسه
وردست همیشگی شما
کمکهای مربوط به تصمیم گیری در دسترس است
دسترسی مستقیم به اطلاعات
تلاش کنید تا ثابت قدم باشید
مزایای برنامه ریزی زمان
برای تأکید مجدد بر روی آخرین و مهم ترین دیدگاه
مدیریت زمان پایدار
هشت دقیقه در روز
برنامه هایتان را بنویسید
ضمیر ناخودآگاه را فعال کنید
ساختار یک روز کاری پیچیده
حواس پرتی و هدر رفتن وقت کمتر
یادآوری
خود را آموزش دهید
خود را فن آوری بهره مند سازید
موانع پنج گانه ذهنی
عادات پنجگانه
توصیه های سه گانه
برای خود پرسشهایی طرح کنید
مثلث کارآیی، اثربخشی و موفقیت را درک کنید
معیارهای کارآیی مادرزادی اند؟
چه کسی اثربخش است
مدیران موثر (موفق)
یک مدیر جهانی باشید
هرگز نگویید نابود شدم
مثبت باشید
اصل پنج انگشت
برای ایجاد انگیزه از روش مثبت استفاده کنید
زمان خود را حساب کنید
زمان خود را تنظیم کنید
حکومت ستم گرانه تلفن
رژیمی برای کاغذ بازی ترتیب دهید
اتلاف کنندگان اوقات شخصی
وقفه ها نباید مانع شما بشوند
برای مدیریت وقت بگذارید
آیا زمان ابدی است؟
تفاوت میان مدیریت و رهبری
رهبران ساخته می شوند یا متولد می شوند؟
رویایی داشته باشید
متفاوت باشید
کمیته تشکیل ندهید
بزرگترین اصل مدیریت چیست؟
ده استراتژی
رازهای موفقیت مدیران
چهل نکته کلیدی
سخنان اندیشمندان


مدیریت ذاتی است یا اکتسابی
مدیریت مانند سایر صفات روحی به طور بالقوه در انسانها وجود دارد. یکی کمتر و یکی بیشتر افرادی که آباء و اجداد آنان در فرصتهای مدیریت داشته اند به طور قطع آمادگی برای مدیریت از دیگران بیشتر دارند، معروف است، می گویند: «ولد العالم نصف العالم» با توجه به فرمایش پیامبر (ص) که فرمود: «الناس معادن کمعادی الذهب و الفضه» انسان ها از نظر ذخائر وجودی با یکدیگر اختلاف دارند.

روش های ایجاد اعتماد بین مدیران و کارکنان
1-    اختصاص بخشی از اوقات مدیر به مشکلات کارکنان
2-    ایجاد روابط صمیمانه انسانی
3-    تاکید مدیریت بر نیروی انسانی به عنوان سرمایه اصلی
4-    همدردی و همدلی
5-    رعایت عدالت در تصمیم گیری
6-    نسبت دادن کارهای برجسته به کارمند.

با کارکنان مشکل آفرین یا بدقلق آشنا شوید خوشبختانه تعداد کارکنان مشکل آفرین یا بد قلق کم است اما همین تعداد کم نیز می توانند ناراحتی و نارضایتی عمومی را فراهم کنند. توجه به این مطلب که کارکنان چگونه مشکل آفرین می شوند کمک زیادی در رویارویی و حل این معضل خواهد کرد. به این ترتیب مدیران بدون داشتن درک صحیح از کاری که انجام می دهند ناخواسته جو نامناسبی را به وجود می آورند و کارکنان را به سوی «مشکل آفرین شدن» سوق می دهند.

چه زمانی کارگران مشکل آفرین فعال می شوند کارگران مشکل آفرین کسانی هستند که برخلاف جریان آب شنا می کنند. آنها افرادی هستند که نارضایتی خود را به گونه های مختلفی مانند شکایت کردن، شلخته کاری، وقت کشی و گاهی اوقات به صورت تخریب آشکار می کنند.

چرا کارکنان کار نمی کنند؟
1-    نمی دانند چگونه کار را انجام دهند
2-    چیزی یا شخصی آنها را از انجام کار باز می دارد
3-    نمی خواهند کار را انجام دهند.

وقت کشی
به راستی وقتی افراد نمی دانند چطور کارشان را انجام دهند، یا زمانی که نمی توانند کار را به خاطر موانع به پیش ببرند و یا وقتی که نمی خواهند کارشان را انجام دهند چه اتفاقی رخ می دهد؟ آنها در حد توانایی های خود کار نمی کنند، و به سوی جنایت کشتن وقت یا وقت کشی کشیده می شود.

کارکنان در کار خود به دنبال ده مورد هستند
امروزه بیشتر سازمانها روش سازگار کردن انسان با کار را رها کرده و سعی در انطباق مشاغل با انسانها می کنند به این ترتیب که روش انجام کارها انعطاف پذیر شده است و محیط کاری بیشتر جوابگوی نیاز کارکنان است.

ده موردی را که افراد در شغل خود می جویند از قرار زیر است:
1-    کار کردن برای مدیرانی کارا و لایق
2-    به فکر خودشان باشند
3-    نتیجه کار خود را ببینند و از آن آگاه باشند
4-    به آنها مشاغل جالبی واگذار شود
5-    آگاه باشند
6-    حد نشان شنیده شود
7-    محترم شمرده شوند
8-    تلاش آنها مورد توجه و قدردانی قرار گیرد
9-    کار واگذار شده مهارتهای آنها را به مبارزه بطلبد و مورد چالش واقع شوند
10-    موقعیتهایی را برای کسب و بهینه سازی مهارتهایشان بیابند.

بینش را با دیگران قسمت کنید
چرا باید بینش را با دیگران تقسیم کرد؟ زیرا کارکنانتان ، شما را در رسیدن به بینش و دستیابی به مقصودتان یاری می کند چگونه؟

خلق بینش
بینش سازمان را می توان به چند بخش تقسیم کرد؟ بخشی که باید توصیف کننده ارزشی که یک سازمان و یا یک شرکت ثبت به خود به عنوان یک بنگاه اقتصادی قائل است و ارزشی که برای کارکنان و مشتریان خود می گذارند.

سازمان
ارزش های سازمان کدام است؟ آیا ارزش در بهترین و یا کوچکترین بودن، و یا ارائه دهنده مناسب ترین و یا سریعترین خدمات، کیفیتی عالی، نازلترین قیمت و غیره است؟

مشتری
مشتری کیست و چرا این اندازه مهم تلقی می گردد؟ چگونه جوابگوی نیازهای مشتریان خود هستید؟ خدمات در صورت تماس، سلف سرویس، و یا خدمات پنج ستاره ای را به آنها می دهید؟

کارکنان
کارکنان شما چه کسانی هستند؟ چه خصوصیاتی را از آنها انتظار دارید؟ آیا آنها باید حرفه ای ترین، آموزش دیده ترین، عاری از هر گونه اعتیاد و مفسده و غیره باشند؟

جهت حرکت
تا پنج سال دیگر مایلید به کجا برسید؟ بزرگترین در جهان ، بهترین در مرکز شهر جز صد شرکت بزرگ کشور و یا ... ؟

بینش شما چیست؟
به عنوان یک رهبر زمانی می توانید به توصیف دقیق بینش سازمان خود بپردازید که زمینه مناسبی برای تفاهم ایجاد کرده باشید. زمینه ای که در آن انتقال و درک مفاهیم به آسانی صورت می گیرد.

رهبری را فرا گیرید
دو عامل مهمی که مدیران اغلب به آن توجه نمی کنند به این مسائل می پردازد که افراد دوست دارند نتیجه تلاش خود را ببینند، و از انجام کارهای جالب لذت ببرند. ولی متاسفانه جای بسی تعجب است که این دو عامل همواره مورد غفلت قرار می گیرد.

سنجیده رفتار کنید به گونه ای که بیانگر علاقمندی شما باشد
برای ایجاد وابستگی ، تعهد و تعلق راهی بهتر از ارائه نگرش حمایتی با درگیر کردن افراد در کار و سپس گوش دادن به نظراتشان نیست. با گوش دادن به دیگران نشان دهید که به آنها توجه می کنید و برای آنها ارزش قائلید. گوش دادن به کارکنانی که ایده های خوبی برای انجام امور دارند یکی از مهمترین وظایفی است که یک مدیر می تواند برای خود در نظر بگیرد.

از قضاوتهای ارزشی بپرهیزید
گوش بسپارید ، سرتان را به علامت تأیید تکان دهید. یادداشت بردارید و تا زمانی که فرد حرفش را تمام نکرده است حالت عادی و خنثی از خود نشان دهید و به طور دوستانه به اطلاعات توجه کنید.

هر چه زودتر جواب دهید
افراد دوست دارند جواب بشنوند، حتی اگر به آرامی و متانت به آنها گفته شود این کار در موقعیت فعلی عملی نیست.

به پیامهای نهفته توجه داشته باشید
در برخی از مواقع ورای اطلاعاتی که عرضه می شود افراد پیامهای دیگر را نیز ارائه می دهند که نیاز برای مشهور یا شناخته شدن، تمایلی درونی برای سرزنش دیگران، انتقاد از مدیریت و غیره را دارند بنابراین توجه خود را هم به گفته ها و هم ناگفته ها معطوف کنید.

موقعیتهائی برای پیگیری فراهم کنید
با استفاده از رویکرد راه حل یابی به خلق راه حل بپردازید.

کارکنان را مطلع کنید
بخش دیگر از ارضای نیازهای وابستگی مطلع کردن کارکنان است. بدون داشتن اطلاعات لازم افراد نمی توانند درک درستی از آن چه که در اطرافشان می گذرد داشته باشند. به این ترتیب گوش دادن و اطلاعات رسانی به کارکنان یکی از مهمترین راهها برای از بین بردن شکاف وابستگی است.

تا می توانید به کارکنان به عنوان افرادی مطلع و آگاه بنگرید
دو عاملی که بیشترین اهمیت را برای یک رهبر گروه و یا مدیر دارد داشتن برخوردی محترمانه با افراد خود و شناسائی و قدردانی از رفتار درست آنها است . به طور قطع همه شما اهمیت این دو عامل را در خوشحال نگاه داشتن افراد در انجام کارشان احساس کرده اید.

این کافی نیست که شما:
کارائی لازم برای مدیریت را داشته باشید
به افراد آموزش دهید که تا به فکر خودشان باشند
به کارکنان نتیجه کارشان را نشان دهید
به آنها گوش فرا دهید
بلکه کارکنان باید احساس کنند که به عنوان یک انسان مورد احترام هستند و انجام کار خوب آنها مورد شناسائی و قدردانی قرار می گیرد.

به احساسات کارکنان احترام بگذارید
احترام و قدردانی نشان دهنده ارزش آدمی است. هنگامی که برخورد محترمانه ای با دیگران می کنید با زبان بی زبانی به آنها می گوئید: «احساسات شما برای من مهم است» برخوردی محترمانه هزینه ای را به شما تحمیل نمی کند ولی مساله ای که به توجه نیاز دارد یکنواختی در عمل است.
شناسایی عملکرد کیفی
همه ما قدردانی و شناسایی مثبت را دوست داریم. لحظه خوبی را که یک فرد مهم به ما می گوید . کار را چقدر خوب انجام داده ایم. به ویژ اگر برای دستیابی به چنان دستاوردی تلاش و کوشش زیادی کرده باشیم. در این صورت واقعاً به آن نیاز خواهیم داشت و بدون آن احساس می کنیم که برای کارمان ارزش قائل نشده اند و تشویقی صورت نگرفته است. در این حالت از جنب و جوش می افتیم. انرژیمان تحلیل می رود و سرعت کار کردنمان کاهش می یابد. هیچگاه قدرت شناسائی و قدردانی را برای برانگیختن افراد دست کم نگیرید. زیرا این پدیده همانند روغنی است که سبب حرکت نرم ماشین می شود.
نکات زیر از اهمیت ویژه ای برخوردار است
1-    قدردانی باید برای همه افراد و تلاشها یکسان باشد
2-    باید در راستای نیل به اهداف سازمان ، مشتری و کارکنان باشد
3-    باید راهنما و قوت قلبی برای کارکنان باشد
4-    قدردانی باید هم در زمان تعیین شده و هم در زمانهای مناسب دیگر ارائه گردد

عامل نشاط
رهبران روشن ضمیر دریافته اند که انجام وظیفه و داشتن روحیه ای بالا و شاد پا به پای هم پیش می روند و این روند عالی ترین راه برای دستیابی به عزت نفس، افزایش مهارت و احساس وابستگی است.
خوش و شاد بودن می تواند ریشه در یکی از عوامل زیر داشته باشد:
1-    شاد شدن از یادگیری و کسب مهارتهای جدید
2-    شاد شدن از کسب مقام اول
3-    تفریح و گردش جمعی در ساعات غیر کاری

یک وقت رشد کارکنان را سد نکنید
آخرین مرحله برای مدیریت موفق، ایجاد موقعیتی برای رشد کارکنان است. در موقعیتی که تغییرات بسرعت از راه می رسند، تنها امید کارکنان برای همگامی با این تغییرات ارتقاء درک عقلی و توسعه مهارتهایشان است.
در محیط کاری شما وظایف ممکن است به گونه ای چالش انگیز طراحی شده باشد و موقعیتهایی برای رشد و توسعه مهارتهای جدید فراهم باشد.
به آنچه آموخته اید عمل کنید
به احساسات و عواطف آنها توجه کنید
به عنوان یک رهبر گروه و یا یک مدیر ، این مطلب را همواره به یاد داشته باشید که هر مرتبه از رضایت کارکنان با مواردی که در آنها نهفته است ریشه در نیازهای بنیادی انسانها دارد. هر مدیری همه روزه با نیازهای متنوع کارکنان خود روبرو می شود و شما هم به عنوان یک مدیر با این نیازها مواجه خواهید شد.

برنامه کار یک مدیر موفق «1»
چگونه می توانید یکی از شعبات شرکت بزرگی را که برای زنده ماندن کوشش می کند به یک مجتمع پر رونق و سود آورد با بهره وری مطلوب تبدیل کنید؟ چنین مسئولیت بزرگی به آقای پال واگذار شد. او مسئولیت اداره ای را بر عهده گرفت که هشت پرسنل داشت و فرق مشکلات بی شماری بود. برای تبدیل این اداره به واحدی پر سود با 250 پرسنل زمان و بینش زیادی بکار گرفته شد. هشت پرسنل اولیه هیچ گاه خود را جزء مهمی از اداره مرکزی نمی دانستند.

برنامه کار یک مدیر موفق «2»
شلی مسئولیت قسمت امور اداری شرکتی را برعهده گرفت که بهره وری و روحیه کارکنان بسیار پائین گزارش می شد. به خاطر عدم پیش بینی مسائل و پیگیری مناسب مسئولیتها، روزنامه محلی نیز تبلیغات سوئی را درباره چگونگی کارکرد اداره منتشر کرده بود که این تبلیغات اثرات منفی بر جا گذاشته بود. کارکنان اداره حالت تدافعی داشتند و کاملاً از وضع موجود ناراضی بودند. شلی تصمیم گرفت با سازماندهی مجدد روند کار جو حاکم را تغییر دهد. در زمانی کوتاه متوجه شد که بعضی از کارکنان سالهاست که کار متفاوتی انجام نداده اند.

برنامه کار یک مدیر موفق «3»
به عنوان یک صاحب کار «جانی» همواره سخت کار می کرده، 15 سال است که کارگاه تولیدی پوشاک خود را با 13 نفری که برای او کار می کنند اداره کرده است . هر چند او کار را با تفریح در هم آمیخته، با این وجود از بهترین تولید کنندگان پوشاک منطقه بشمار می رود. برداشت او از تفریح ارائه تازه ترین مد و استفاده از تکنولوژی مدرن است.
تشویق او از کارگران سخت کوش به صورت فرستادن آنها به نمایشگاههای لباس است که در سطح کشور برنامه های اجرا می کنند.

برنامه کار یک مدیر موفق «4»
پاتریک مدیر یک شرکت بزرگ کامپیوتر است که دارای 25 پرسنل فروش است. او با تک تک آنها آشنایی نزدیک دارد و همواره مدت زمانی را با آنها می گذراند . او برای انجام کار خوب واکنشهای مناسبی را در نظر گرفته است و کوچکترین پیشرفت تیم از چشمهای تیزبین او دور نمی ماند و به گونه ای مناسب آنها را تشویق می کند پاتریک از اهرم شناخت و قدردانی استفاده های زیادی می برد و کارکنان نیز به شدت برای کسب آن تلاش می کنند. پس از دستیابی به حداکثر تولید نوبت تفریح و گردش می رسد که با برگزاری جشنها و رفتن به پیک نیک انجام می گیرد.

برنامه کار یک مدیر موفق «5»
خانم دیانا سرپرستار مرکز بازپروری معتادین در یکی از بیمارستان های بزرگ است که وقت و موقعیت لازم را برای ارتقاء مهارتهای زیردستانش فراهم می کند. بدون توجه به شغله زیاد، او از پرستارهای خواهد تا وقت و فرصت مناسبی را برای مطالعه پرونده هر بیمار جدید اختصاص دهند. به این ترتیب آنها قادر خواهند بود که در اولین برخورد با بیمار با آمادگی و صلاحیت کامل عمل کنند. دیانا هر 15 روز یکبار در سر میز نهار با دیگران به بحث در مورد دستاوردهای جدید در زمینه های کاری می پردازد و سپس آنها را به دادن ایده برای انجام بهتر کار ترغیب می کند.

از وقتتان به شایستگی استفاده کنید
تعداد بسیار اندکی از مردم وقت کافی در اختیار دارند و تقریباً هر کس تمام وقت دنیا را در اختیار دارد.
زمان با ارزش ترین منبعی است که در اختیار داریم. در بعضی از زبان ها «وقت» و «زمان» متداولترین کلماتی هستند که به کار می روند. وقت بسیار با ارزش تر از پول است. سرمایه «وقت» بایستی با دقت و احتیاط استفاده شود.

زمان سرمایه گرانبهایی است
وقت کالا و متاعی محدود، متناهی و فرار است
وقت را نمی توان خرید
زمان را نمی توان پس انداز و یا ذخیره کرد
ما نمی توانیم سپری شدن زمان را متوقف کنیم
سرمایه محدود عمر فقط قابل تحسین است. یک انسان با امید زندگی طولانی، حداکثر 000/200 ساعت از زمان را به عنوان وقت قابل استفاده در اختیار دارد. امروز را به عنوان اولین روز باقی مانده زندگی تان به حساب آورید.

از وقت تان استفاده کنید!
طبق تخمین و برآورد به عمل آمده تنها 30 و یا 40 درصد از توان و پتانسیل افراد در کار آزاد شده است.
بیشتر «وقتها» و «انرژیها» به هدر می روند چون اهداف روشن، برنامه ریزی، اولویت گذاری و دورنگری وجود ندارد.

استفاده از زمان
استفاده بهتر از «زمان» محدود و ارزشمند عمر ، تنها از طریق «مدیریت زمان» که هوشیارانه، مستمر و پایدار تدوین شده باشد، میسر است.

مدیریت زمان
«مدیریت اوقات شما» به معنی مسلط بودن و کنترل کردن «زمان» و «کار» شما است. شما زمان را تحت کنترل خود درآورید.

دیدگاه
افراد واقعاً موفق عمدتاً یک چیز دارند: در برهه ای از زندگی در گوشه ای با خود خلوت کرده و به تفکری عمیق فرو رفته اند و درباره اینکه از سرمایه وقت و عمرشان چگونه سود ببرند، اندیشیده اند.

اهداف
زندگی به شرطی می تواند کاملاً موفقیت آمیز باشد که بر پایه دیدگاهی صحیح از زمان و زندگی بنا نهاده شود . ما باید تلاشی هوشمندانه بکار بریم تا از «وقتی» که در اختیار داریم جهت دستیابی به اهداف شخصی و حرفه ای خود سود جوییم.

دیدگاه شما مهم است
مسأله آن نیست که باد به چه سمتی می وزد ، بلکه مهم آن است که شما چگونه بادبان را تنظیم کرده اید!
دیدگاه بهتری نسبت به کارهای وابسته به یکدیگر و اولویتها بدست آورید.
با فشارهای روحی و استرس دست و پنجه نرم کرده آن را کاهش داده و از آن اجتناب کنید.

از وقت خود استفاده کنید تا ...
از وقتتان برای کار استفاده کنید؛ چرا که کار بهای موفقیت است.
از وقتتان برای مطالعه استفاده کنید؛ چرا که مطالعه منبع عقل و دانش است.
از وقتتان برای تفکر استفاده کنید؛ چرا که تفکر سرچشمه قدرت است.
از وقتتان برای عشق استفاده کنید؛ چرا که عشق لذت زندگی است.

شناختن سارقین زمان
«بخشی از اوقات ما به سرقت می رود، و یا در آن تقلب صورت می گیرد، و آنچه باقی می ماند به نظر می رسد که بطور نامشخص ناپدید می شود». سکنا
بعضی وقتها مقصر خودمان هستیم، اما در پاره ای از اوقات اطرافیان وسایل دیگری مسؤول این قضیه هستند.

دزدهای زمان
چه کسی و یا چه چیزی وقت ما را می دزدد.
سوال های ذیل می تواند کمک کند تا عوامل تمرکز و حواس پرتی را شناسایی کنید.
تلفن
تلفن دائماً باعث انقطاع کار من می شود و مکالمات معمولاً بیش از حد لزوم ادامه پیدا می کند.
ملاقات کنندگان
ملاقات کنندگان بسیاری از خارج و داخل سازمان اغلب مانع انجام کارهایم می شوند.
جلسات
جلسات خیلی بیشتر از حد لزوم طول می کشد، و نتایج اغلب برای من رضایت بخش نیستند.
دفع الوقت
وظایف سنگین، به عبارت دیگر کارهای زیاد و وقت کم، موجب می شود از کار لذت نبرم و کارها به عقب افتد.
فقدان اولویت گذاری
بین کارها اولویت بندی نمی کنم و سعی می کنم بسیاری از کارها و وظایف را همزمان انجام دهم.

فشار ضرب العجلها
اغلب به برنامه هایم نمی رسم و تنها تحت فشار ضرب العجلهای کاری می توانم یک نگاه به فهرست برنامه ها بیندازم
کاغذ و نامه های اداری
مقداری زیادی مدارک، نامه ها و کاغذهای اداری روی میز من وجود دارد. بسیاری از وقت من صرف رسیدگی به آنها می شود هیچ نظم و ترتیبی در میز من وجود ندارد.
ارتباطات و اطلاعات
غالباً ارتباط با دیگران ناکافی است. تأخیر در تبادل اطلاعات، وجود سوء تفاهمات و حتی احساس و درک ناصحیح از مسائل امری عادی است.
تفویض امور
محول کردن کارها و تفویض وظایف تقریباً هرگز انجام نمی گیرد. اغلب، خود باید مراقب چیزهایی باشم که می تواند توسط دیگران رسیدگی شود.

گفتن «نه»
اگر دیگران انجام کاری را درخواست کنند در حالی که بایستی حقیقتاً مشغول کار خودم باشم، برای من گفتن «نه» دشوار است.
اهداف
اهداف شغلی و یا شخصی روشن و مشخصی ندارم، به عبارت دیگر اغلب برای من دشوار است که معنی واقعی کارهایی که روزانه در حال انجام آن هستم درک کنم.
انضباط شخصی
بعضاً در جایی که واقعاً تصمیم به انجام کاری نگرفته ام، فاقد انضباط شخصی مورد نیاز هستم.
اهداف را معین کنید
«اگر اهداف روشن نباشد، باید دو چندان تلاش کرد» مارک توآین
مدیریت موفق تنها زمانی امکان پذیر است که اهداف، روشن و به خوبی تعریف شده باشند و مراقبتها و بررسیهای لازم بعدی جهت دستیابی به اهداف به عمل آید.
هدف گذاری پیش شرط لازم و کلید مدیریت زمان موفق است.

تفاوت بین فعالیتهای فرعی و اصلی
بسیاری از مردم وقت خود را صرف امور و وظایف فرعی عدیده ای می کنند، بجای آنکه وقتشان را بر روی تعداد اندکی از فعالیتهای اصلی و اساسی متمرکز نمایند.
نتایج ذیل را در بر خواهد داشت:
قاعده 80 : 20
تنها 20% از مشتریان و محصولات موجب 80% از معاملات هستند.
تنها 20% از روزنامه در بر گیرنده 80% از اخبار است.
این قاعده 80 : 20 برای اولین بار توسط اقتصاددان ایتالیایی «ویلفردو پارتو» در قرن نوزدهم مطرح گردید. توسط مطالعات آماری، پارتو دریافت که 20% از جمعیت، مالک، 80% از ثروت ملی هستند.
مایل به دستیابی چه اهدافی هستید؟
از اهدافتان مطمئن شوید و فهرستی از اهداف شخصی و حرفه ای که مایل هستید در آینده نزدیک و یا ؟؟؟ به آن فایل شوید تهیه کنید.
برنامه ریزی
برنامه هایتان را روی کاغذ بیاورید.
«هر کس در بهار نکارد، در پاییز درو نخواهد کرد».
هر چه وقتمان را بهتر سازماندهی کنیم با برنامه پیش برویم بهتر می توانیم از وقت خود در جهت دستیابی به اهداف شخصی و شغلی استفاده کنیم.
برنامه ریزی به معنی آمادگی جهت تحقق اهداف است.
برنامه ریزی یعنی نجات دادن و ذخیره سازی وقت.
8 دقیقه برنامه ریزی = 1 ساعت زمان ذخیره شده
هشت دقیقه آمادگی برای هر روز کاری و ثبات قدم بر روی برنامه ها می تواند در نهایت در هر روز یک ساعت وقت اضافی جهت استفاده در دیگر کارهای ضروری برای شما در بر داشته باشد.
نتایج و مزایای برنامه ریزی وقت شما چیست؟
اهداف حرفه ای و شخصی، سریع تر و مطمئن تر بدست می آیند.
وقت ذخیره می شود و می تواند در راه وظایف و اهداف واقعاً مهم صرف شود.
اصل نوشتن مسائل
مهم ترین قاعده در برنامه ریزی آن است که کارها را به نوشته درآوریم.
کنترل برنامه ها
کنترل فهرستی از کارهای در دست اقدامتان (اگر تنها در فکرتان باشد) بسیار دشوارتر است و به راحتی می توان از آنها منحرف شد (از دل برود هر آنچه از دیده برفت).
کاهش در فشار بر حافظه
برنامه نوشته شده به معنی کاهش بار از روی حافظه شما است.
انگیزش درونی
برنامه نوشته شده دارای اثری روانی در تحریک درونی برای انجام کارتان است.
تمرکز
با یادداشت مطالب کمتر امکان حواس پرتی برای شما وجود خواهد داشت (تمرکز) و احتمالاً پافشاری بیشتری برای انجام وظایفی که برنامه ریزی شده اند.
بررسی
با بررسی نتایج و دستاوردهای روزانه، در جریان وظایفی که هنوز انجام نشده اند قرار می گیرید.
موفقیت
علاوه بر اینها، شما می توانید موفقیت خود را با تخمیت و برآورد بهتر از نیازهای زمان خود افزایش دهید.
اسناد
فهرست برنامه های نوشته شده که در زونکن و پوشه جداگانه نگهداری شده است. بایگانی خودکار و اتوماتیکی از اسناد مربوط به کارهای شما ایجاد می کند و هر زمان شما مایل باشید مدارک و اسناد مربوط در اختیارتان خواهد گذاشت.
از فهرست برنامه روزانه استفاده کنید
با برنامه ریزی روزانه شروع کنید
وقتی شما کارتان را با فهرست برنامه های زمان شروع می کنید، قبل از هر چیز، بسیار اهمیت دارد که برای یکایک روزها برنامه ریزی کنید.
قابل کنترل ترین بخش
روز ، کوچک ترین و قابل کنترل ترین بخش در سیستم برنامه ریزی زمان است.
همیشه می توانید از نو آغاز کنید
اگر روز گذشته تمرین موفقیت نبود، می توان روز دیگری را به عنوان شروع در نظر گرفت.
مقدمات برنامه ریزی بلند مدت
اگر شما کارهای روزانه را توسط برنامه ریزی تحت کنترل خود در نیاورید، امکان ندارد که مدعی برنامه ریزی برای زمانهای طولانی تر مثلاً یک ماه و یکسال باشید.
برنامه روزانه = اهداف روزانه
به طور متوسط فقط هشت دقیقه در روز برای برنامه ریزی نیاز دارید تا اوقات بیشتری را برای کارهای ضروری بدست آورید . خلاصه کار این است
فهرست کردن فعالیتها
برآورد و تخمین زمان مورد نیاز
در نظر گرفتن اوقاتی برای کارهای غیرمترقبه
وظایف مهم را فهرست کنید
از فرم و برگه مخصوص برنامه ریزی روزانه استفاده کنید، هر چیزی را که مایلید و یا مجبور به انجام آن هستید در آن فهرست کنید، کارها را در زیر تاریخی که باید در آن روز انجام شود یادداشت کنید
زمان کمیاب است. هشت ساعت فقط هشت ساعت است.
برنامه اضافی
برنامه اضافی موجب ناامیدی غیرضروری و نفرت از برنامه ریزی می شود.
سرمایه زمان
از دست دادن زمان را حساب کنید، همان طور که از دست دادن پول را محاسبه می کنید.
به طور تقریبی زمانی را که هر یک از فعالیتهای برنامه ریزی شده شما نیاز دارد تخمین بزنید. زمان بسیار مهم تر از پول است.
محدوده زمانی وضع کنید
قاعده دیگری که تجربه آن را تأیید می کند آن است که مقدار زمان در دسترس برای انجام کارها، میزان زمان مورد نیاز برای انجام کار را تعیین می کند.
زمان حائل در نظر بگیرید
تجربه نشان داده است که تنها 60% امکان دارد که برنامه ریزی کاملاً مطابق ساعات کاری شما باشد.

برنامه زمان شما باید شامل سه دسته شود:
تقریباً 60% برای برنامه ریزی فعالیتها (برنامه روزانه)
تقریباً 20% برای فعالیتهای غیر منتظره (انقطاعها دزدهای زمان)
تقریباً 20% برای فعالیتهای بی سابقه و فوری (زمان خلاق)
برای ساعت کاری برنامه ریزی کنید و 50% دیگر را به عنوان «وقت حائل» کنار بگذارید.

تنظیم اولویتها
هر گاه به کرات کاری را به تأخیر می اندازید، آن کار مایه آزار و تصدیع خاطر می شود و یکی از دو راه در پیش روی شما است:
1-    در آینده می توانید برای انجام این وظیفه اقدام کنید، که به معنی خلاصی از دست آن است.
2-    می توانید این وظیفه را لغو کنید که به معنی آن است که موضوع کلاً منتفی شده است.
اولویتها را تعیین کنید
بهتر است که «کاردرستی» انجام دهیم (اثر بخشی)
بجای آنکه «کار» را درست انجام دهیم (کارآیی) پیتر دراکر
تلاشی برای انجام بسیاری موارد در یک زمان
دو مشکل بزرگ در مدیریت، وسوسه همیشگی نسبت به انجام بسیار زیاد کارها در یک زمان، و خطر پراکندگی قوا به هنگام تقسیم آن بین وظایف می باشد.
کار روی یک وظیفه در یک زمان = اولویت گذاری واضح
مدیران موفق از طریق توانایی آنها نسبت به سر و کار داشتن با فعالیتهای بی شمار و گوناگون شناخته شده اند، در حالی که انرژی خود را در هر زمان، به یک وظیفه مشخص اختصاص داده اند.
مهم ترین وظایف مقدم است
اولویت گذاری به معنی تصمیم گیری است، اینکه کدام وظیفه دارای حق تقدم زیادی است. کدام در اولویت دوم است الی آخر، کدامیک دارای کمترین اولویت است. اولویت گذاری بایستی ابتدا انجام شوند.
مزایای اولویت گذاری
با درجه بندی کارهایتان بر اساس اهمیت، مطمئن می شوید که :
ابتدا روی کارهای مهم کار می کنید؛
در صورت لزوم بر اساس ضرورت و فوریت روی وظایف کار می کنید؛
با رفتار و حالت مثبت آغاز کنید؛
قلب شاد چهره را زیبا می سازد و قلب غمگین روح و جان را می شکند.
یک شروع بد به معنی یک روز بد است
تقریباً همان مشکل همیشگی. با عجله به سوی دفتر کار هجوم می برید، بدون خواب کافی، یا صبحانه مرتب، در فشار وقت و با عجله زیاد.
دقیقاً همان نوع شروع کردنی که می تواند تمام روزتان را خراب کند.
یک شروع خوب یعنی یک روز خوب به آرامی برخیزید.

زندگی مثبتی داشته باشید
باید تلاش کنید که هر روز از بعضی چیزهای مثبت لذت ببرید، زیرا رفتار و احساس ما نسبت به محیط که شامل احساسی که نسبت به شغل مان داریم نیز می شود، تأثیر معناداری در پیروزی و یا شکست ما دارد.
سه قاعده مثبت
برای اینکه در هر روز رفتار و احساس مثبت را حفظ کنید بایستی سه قاعده را رعایت کنید
1-    در هر روز بعضی از کارهایی که از آن لذت می برید انجام دهید
2-    در هر روز بعضی از کارهایی که شما را به طور ملموسی به اهداف شخصی تان نزدیک تر می کند انجام دهید.
3-    در هر روز بعضی از کارهایی را که بین زندگی خصوصی و زندگی حرفه ای شما ایجاد توازن کند انجام دهید. (ورزش ، خانواده)

قبل از کار
قبل از آنکه روانه کارهای روزمره شوید، بایستی خودتان را در فضایی آرام آماده کنید
مرور برنامه روزانه
تهیه مقدمات کارهای مهم
انجام کارهای مقدماتی ضروری و فراهم آوردن مدارک و اسنادی که برای کارهای اولویت دار روزانه به آنها نیاز خواهید داشت.
قبل از رفتن به خانه
قبل از آنکه در پایان روز با شتاب از دفترتان خارج شوید، بایستی به آرامی روز کاری تان را به پایان برسانید و از لحاظ روحی، خودتان را برای حرکت به سوی خانه آماده کنید شب در پیش است و اوقات فراغت شما برای :
بین برنامه به اجرا درآمده و اهداف مورد انتظار خودتان مقایسه ای انجام دهید.
فهرستی از کارهای که کامل نشده اند و آنها را باید به روز بعد منتقل شود تهیه کنید،
برنامه روز بعد را آماده کنید.
مراقب منحنی فعالیت باشید
«سحر خیز باش تا کامروا شوی»
نوسانات توان اجرایی
در طی روز، توان اجرایی هر کس در نوسان و تغییر است.
خصوصیات همگانی
گر چه تفاوتهایی در بین افراد به خاطر گوناگونی در عادات تغذیه و مسائل شخصیتی وجود دارد ولی هنوز هم مطالب ذیل درباره خصوصیات همگانی قابل طرح است.
حداکثر فعالیت در صبح
بالاترین سطح فعالیت افراد معمولاً در صبح رخ می دهد.
این سطح از فعالیت مجدداً در ادامه روز بدست نخواهد آمد.
پایین ترین سطح اجرا بعد از ناهار
دومین سطح بالا در غروب

افزایش فعالیت
اگر شما از مزایای قوانین طبیعی که بر فعالیت بدنی شما حاکم است، با سازماندهی روز خود بر اساس منحنی فعالیت بهره مند شوید به طور قابل توجهی سودمندی و باروری خود را افزایش خواهید داد.
وظایف دشوار
یک وظیفه پیچیده و ناخوش آیند که مستلزم تمرکز حواس است، بسیار آسان تر است که در صبح انجام شود به جای آنکه در وضعیت پایین انجام شود.
وقفه ای برای شارژ مجدد باتری
وقفه و استراحت موقت را به عنوان هدر دادن زمان تصور نکنید ، بلکه فرصتی مناسب برای «شارژ مجدد باتری خود» به حساب آورید.
ده دقیقه استراحت بعد از یک ساعت کار
مطالعات پزشکی نشان داده است که میزان مطلوب توقف در کار تقریباً بعد از یک ساعت کار حاصل می شود. استراحت نباید بیش از ده دقیقه طول بکشد.
توقفهای منظم و کوتاه
بنابراین، برنامه روزانه شما بایستی در بر گیرنده استراحتهای منظم ولی کوتاه باشد.
ورزش، هوای تازه
شما می توانید اثرات تجدید قوای حامله از وقفه در کار را به طور قابل ملاحظه ای افزایش دهید، اگر سعی کنید

/ 0 نظر / 57 بازدید