تهیه اظهار نامه - تعالی سازمانی

نقش اظهارنامه در فرآیند اعطای جوایز

اکثر متقاضیان در اولین مراحل تهیه اظهارنامه تمامی تلاش خود را بکار می برند تا بهترین اظهارنامه ای را که می توانند تهیه نمایند . در نظر گرفتن نقش اظهارنامه در برنامه ریزی برای پیمودن راه پیش رو ، از اهمیت شایانی برخوردار است . این نقش ها را می توان از نقش محسوس تا غیر محسوس دسته بندی کرد. هر یک از این نقش ها در زیر توضیح داده شده است:

1-اولین مرحله یک ارزیابی دقیق :

یک دیدگاه این است که هدف اصلی اظهارنامه عمدتا پیش نیاز و نقطه ورود به مرحله بازدید از محل می باشد. یک اظهارنامه 100 صفحه ای هر قدر جامع باشد ، باز نمی تواند به اندازه بازدید از محل موضوعات بیشتری را تحت پوشش قرار دهد. در مرحله ارزیابی اظهارنامه ، ارزیابان از تمامی تجربه و حسر شان در ارزیابی سازمان استفاده می نمایند و بدین ترتیب دستور کار بازدید از محل براساس نتایج بدست آمده از اظهارنامه رقم می خورد. این امر تا حدی درست می باشد که بازدید از محل دقت و ارزش گزارش بازخورد را بهبود بخشیده و در بیشتر موارد موجب تغییر امتیازات می شود . چنین تغییری معمولا نه همیشه مثبت بوده و افزایش می یابد. ارزیاب ها بدین ترتیب ارزیابی اولیه خود از اظهارنامه را انجام داده و نخستین برداشت های آنان شکل می گیرد. پس از برگزاری جلسه اجماع نظر بر روی اظهارنامه توسط تیم ارزیاب ، آنان فهرستی از نکات قابل بررسی که تمایل دارند در بازدید از محل مورد بررسی قرار دهند ، خواهند داشت . نکات قابل بررسی در بازدید ، معمولا ، نواحی ای که میزان و نحوه جاری سازی رویکرد در مورد آنها کاملا واضح نیست و یا مواردی که نتایج آنها مفقود بوده یا احتمالا رویکردهایی که از نقطه نظر ارزیابان در مورد سازمان متقاضی بسیار بنیادین بوده و از همین رو مایلند از صحت و درک خود در باره آنها اطمینان حاصل نمایند خواهد بود . تمامی این اطلاعات از ارزیابی اظهارنامه سازمان بدست آمده و درک موضوعات کلیدی (Key Themes)  و ایجاد تصویری روشن و جامع از سازمان را تسهیل می نماید.  بین دو تصویری که ارزیابان از سازمان بدست می آورند ، یعنی اظهارنامه و بازدید از محل ، می بایست تعادل برقرار شود. نبایستی فراموش کرد که اگر مطلبی در اظهارنامه از قلم افتاده باشد ، می توان آنرا در طی بازدید از محل به ارزیابان ارائه نمود، البته این در صورتی است که نکته یا کار مزبور ، مربوط به تاریخ بعد از تحویل اظهارنامه باشد.

 2-شانس شما در ایجاد تاثیر اولیه مناسب در ارزیابان:

تیم ارزیابی که برای هر سازمان از سوی دبیرخانه جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی تعیین می گردند، زمان بسیاری را به بررسی اظهارنامه آن سازمان اختصاص خواهند داد. در ابتدا هر یک از اعضای تیم مزبور بیش از 20 ساعت را صرف ارزیابی انفرادی اظهارنامه ، علامت گذاری بخش های مهم و ثبت نکاتی در حاشیه آن خواهند نمود. سپس مجموعا دو روز را به دست یافتن به اجماع (Consesus)   نظر ارزیابان و مشخص کردن موارد قابل بررسی در بازدید از محل اختصاص می دهند . در پایان ارزیابی ، آنها به خوبی خود سازمان ، با سازمان آشنایی حاصل می نمایند. مناسب بودن و دقت در تنظیم اظهارنامه ، بی تردید براحساس ارزیابان نسبت به کل سازمان تاثیر بسزایی خواهد گذارد . ارزیابان از همان لحظه که اظهارنامه را بازمی کنند . تلاش می کنند تا بینش خاصی را نسبت به سازمان در خود ایجاد نمایند و همگی به خوبی می دانیم که هر سازمان تنها یک بار این شانس را دارد که نخستین تاثیر مناسب را در ارزیابان ایجاد نماید . لذا اظهارنامه باید کاملا روشن و واضح بنظر رسیده ، بخوبی ارائه شده ، جامع بوده و عاری از پیچیدگی باشد. بخشی از کار سازمان این است که با بکارگیری چیدمانی واضح ، استفاده از عناوین و ارجاعات مناسب ، تا حد امکان وظیفه ارزیابان را تسهیل نماید. برای این منظور ، مسئولین سازمان باید باصطلاح ، خود را جای ارزیابان بگذارند و از منظر آنها به مسئله نگاه کنند.

 3-فرصتی برای شناسایی موضوعات و مسائل کلیدی سازمان و موارد قابل بررسی بازدید از محل:

واقعیت این است که سازمان از طریق مطالبی که در اظهارنامه خود بیان می کند ، و البته مطالبی که جای آنها در مدرک مزبور خالی است ، دستور کار تیم ارزیابی را برای آنها تعیین می نماید . بنابر این سازمان باید موضوعات کلیدی خود را مشخص کرده و تا جایی که عملا امکان دارد ، رویکردها و نتایج خود را به آن موضوعات مرتبط نماید . تیم ارزیابی قطعا مایل است که نکات کلیدی را از لحاظ عملکرد و استقرار صحه گذاری نماید. به این ترتیب مسئولین سازمان در حین تصمیم گیری در مورد نکاتی که بایداز اظهارنامه حذف شود، عملا نکات مورد بررسی در بازدید از محل را از قبل تنظیم می نماید.

 4-بعنوان بخشی از خود ارزیابی :

مسئولین سازمان در طی فرآیند تهیه اظهارنامه بارها و بارها با پی بردن به مسائلی مطلوب و نامطلوب ، غافلگیر خواهند شد. آنها متوجه می شوند که رویکردهایی که فکر می کردند بطور وسیعی در سازمان بکار گرفته می شود عملا رواج قابل ملاحظه ای در سازمان نداشته اند و برعکس ، رویکردهای غیر معمول ، بیش از آنچه که آنان می پنداشته اند در بخش های مختلف سازمان رواج یافته اند. بهتر است اینگونه مطالب و نقاط قوت و زمینه های قابل بهبود در حین تهیه اظهارنامه ثبت گردد و این امر تا انتهای ارزیابی رسمی اظهارنامه به تاخیر نیافتد.

 5- بعنوان بانک اطلاعاتی از تجارب خوب سازمانها:

از آنجا که اظهارنامه ها مبتنی بر مدل تعالی EFQM بوده ، آنها می توانند بعنوان بانکی از رویکردها و نیز نتایجی که در قالب چارچوبی مشخص ، که ارزیابی آنها نیز برهمین اساس انجام شده است ، تلقی گردند. بدین ترتیب شناسایی تجارب خوب از طریق این بانک نسبتا تسهیل شده ، و با توافق متقاضیان و اعمال کنترل های لازم امکان پذیر می گردد.  

 انواع اظهارنامه ها

اظهارنامه برای درخواست تندیس                                               

برای شرکت در فرآیند کسب تندیس‌ها لازم است تا گزارشی از وضعیت سازمان در پاسخ به معیارهای تدوین شده در قالب یک اظهار نامه تهیه شود.

این اظهار نامه حداکثر 100 صفحه A4یک رو برای سازمانهای بزرگ و 75 صفحه برای سازمانهای کوچک و متوسط است که مشخصات ظاهری این اظهار نامه باید به شرح ذیل باشد:

مشخصه

مقادیر با ویژگی‌های مشخصه

 

مشخصه

مقادیر با ویژگی‌های مشخصه

نوع فونت متن تحریر شده

Roya, Lotus, Nazanin

حاشیه‌ها

سمت راست صفحه

3.5 cm

اندازه فونت متن اصلی

13

سمت چپ صفحه

2.5 cm

اندازه فونت عناوین اصلی

16

از بالای صفحه

2.5 cm

اندازه فونت عناوین فرعی

14

از پایین صفحه

2.5 cm

نرم افزار بکارگرفته شده برای تحریر Microsoft Word 2000, XP

 اظهارنامه باید 5 بخش ذیل را در برداشته باشند :

تصویر فرم درخواست تندیس

لازم است تا در اولین صفحه اظهارنامه تصویری از فرم درخواست برای تندیس‌ها که امضای بالاترین مقام رسمی سازمان را دارد قرار گیرد. این امضاء مشخص می‌کند که تمامی نیازمندیها و مقررات عمومی و الزامات رعایت شده است و هزینه لازم توسط سازمان پرداخت خواهد شد.

فهرست مطالب

کلیات و مشخصات سازمان

 کلیات شامل مقدمه‌ای از وضعیت سازمان و فعالیت آن بوده و برای مثال می‌تواند شامل موارد ذیل باشد:

- تاریخچه

- نمودار سازمانی

- خدمات و محصولات اصلی

- ارزشها و اهداف اصلی

- مشتریان و تأمین کنندگان اصلی

- ابتکارهای کیفی یا شبیه آن

- چگونگی همکاری‌های تجاری

- تکنولوژی و مواد اولیه

- شرایط عمومی محیط کسب و کار

- شرایط محیطی قانونی

توضیحی از هریک از اجزاء معیارهای مدل و بیان فعالیتها و عملکرد سازمان

تعریف واژه های خاص

یک صفحه شامل تعریف واژه‌های خاص بکار رفته در متن اظهار نامه

یادآوری مهم: لازم به ذکر است که حتی یک صفحه بیش از 100 صفحه معین شده در ارزیابی مور توجه قرار نخواهد گرفت. یک صفحه‌ای که شامل تعریف واژه‌های خاص بکار رفته در متن اظهارنامه است می‌تواند علاوه بر 100 صفحه تعیین شده باشد و در انتهای اظهارنامه بیاید.

 اظهارنامه برای درخواست تقدیر نامه

اظهارنامه برای متقاضیان دریافت تقدیرنامه نیز قالب و ساختاری مشخص و مشابه با اظهارنامه فرآیند کسب تندیس‌ها دارد و مشخصات ظاهری آن مطابق با جدولی است که برای اظهارنامه سطح تندیس تعیین شده است. این اظهارنامه دارای حداکثر 51 صفحه A4یک رو است که باید ساختار ذیل را داشته باشد:

تصویر فرم درخواست تقدیر نامه

لارم است تا در صفحه اول اظهارنامه تصویری از فرم تقاضا که توسط عالی‌ترین مقام سازمان امضا شده‌است قرارگیرد. این امضا نشان می‌دهد که تمامی اطلاعات ارائه شده صحیح و تمامی الزامات رعایت شده‌است و هزینه لازم توسط سازمان پرداخت خواهدشد.

فهرست مطالب

ارائه داده ها و اطلاعات اصلی سازمانی، شامل نمودار سازمانی در 2 صفحه،

اطلاعات توانمندسازها، برای هر زیرمعیار حدود یک صفحه و جمعاً برای کل معیارهای توانمندساز 24 صفحه

اطلاعات نتایج، برای هر زیرمعیار حدود دو صفحه ، و جمعاً برای کل معیارهای نتایج 16 صفحه ،
تشریح 3 فعالیت بهبود که به عنوان نتیجه‌ای از خودارزیابی‌های به عمل آمده به اجرا گذاشته شده 
  است در 9 صفحه

تعریف واژه‌های خاص مطالب ارائه شده (1 صفحه که می‌تواند علاوه بر 51 صفحه مذکور باشد) .
یادآوری مهم : لازم به ذکر است اضافه بر تعداد صفحات تعیین شده، هیچ اطلاعات دیگری مورد بررسی و ارزیابی قرار نمی‌گیرد.

 

رویه ارزیابی متقاضیان سطح گواهی تعهد به تعالی

شرکتهای متقاضی سطح گواهی تعهد به تعالی پس از طی مراحل زیر می‌توانند برای دریافت گواهی‌نامه اقدام نمایند:

1.       اجرای یکی از روشهای خودارزیابی بر اساس مدل تعالی سازمانی که به وسیله آن بتوان نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود را استخراج کرد.

2.       استخراج و اولویت‌بندی برنامه‌های بهبود

3.       به اجرا گذاردن برنامه‌های بهبود

4.       در مجموع در شرکت متقاضی باید حداقل در سطح مدیران ارشد و میانی آشنایی کاملی با مدل، مفاهیم و معیارهای آن وجود داشته باشد و برای این منظور یک نفر از مدیران ارشد را به عنوان مدیر تعالی سازمانی منصوب و دوره‌های آموزشی مرتبط با مدل تعالی سازمانی را برگزار کرده باشد و تعهد رهبران شرکت به اجرای برنامه‌های بهبود و انجام خودارزیابی‌های دوره‌ای در چارچوب مدل تعالی سازمانی مشهود باشد.

این متقاضیان در صورت داشتن شرایط فوق، همزمان با ثبت نام و تکمیل فرم های مربوطه، گزارشی را که حاوی مطالب زیر است ارائه می کنند:

دو صفحه نخست گزارش به معرفی شرکت، برنامه های آموزشی و کسب آشنایی با مدل تعالی 
  سازمانی می پردازد.

حداکثر دو صفحه برنامه ریزی های اصلی برای استقرار مدل پرداخته و آنچه که به عنوان خودارزیابی 
  به اجرا گذاشته است و شامل برنامه زمانی، روش و حوزه تحت پوشش می شود، را تشریح 
  می کند.

حداکثر در دو صفحه لیست برنامه های بهبود را که نتیجه خودارزیابی است ارائه می کند

حداکثر در نه صفحه به ارائه گزارش سه پروژه عمده از برنامه های بهبود که در سازمان در حال اجرا 
  است و بر اساس عناصر چهارگانه منطق ارزیابی(نتایج، رویکرد، استقرار، ارزیابی و بازنگری) تنظیم 
  شده است می پردازد.

این گزارش جمعاً در حداکثر پانزده صفحه تنظیم و در چهار نسخه به دبیرخانه ارائه شود.

تذکر: مشخصات ظاهری گزارش برای گواهی نامه، مطابق با جدولی است که برای اظهارنامه سطح تندیس تعیین شده است.

چگونگی ارائه اظهارنامه

الف ) سازمانهای بزرگ

تمامی سازمان های بزرگ متقاضی باید 8 نسخه اظهارنامه که به صورت فنری مجلد شده است را تهیه و به همراه یک CDحاوی فایل کامپیوتری تایپ گزارش به دبیرخانه ارسال کنند.

ب ) سازمان های کوچک و متوسط 

تمامی سازمان های کوچک و متوسط متقاضی باید 5 نسخه اظهارنامه که به صورت فنری مجلد شده است  را تهیه و به همراه یک CD حاوی فایل کامپیوتری تایپ گزارش به دبیرخانه ارسال کنند

 

/ 1 نظر / 40 بازدید
ابراهيم

با سلام وبسايت قشنگي دارين لطفا به سايت ما هم با نام سايت تخصصي آمار با آدرس www.spss-pasw.ir سر بزنيد. و در صورت توافق تبادل لينك انجام بديم.